Czy zarządca nieruchomości, który przetwarza dane osobowe najemców lokali i osób z nimi zamieszkujących wyłącznie w celu naliczania opłat i dokonywania ich rozliczeń, powinien zgłosić utworzony w ten sposób zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO)?

Nie, o ile przetwarzanie danych osobowych, zawartych w takim zbiorze, będzie dokonywane jedynie na wskazane wyżej potrzeby. Zgodnie bowiem z art. 40 Ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. o ochronie danych osobowych, administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji GIODO, chyba że zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 43 ust. 1 ustawy, zwalniających go z tego obowiązku, przy czym nie można interpretować ich rozszerzająco. Niemniej należy wskazać, że jednym z wyjątków, kiedy prowadzonego zbioru danych nie trzeba zgłaszać do rejestracji GIODO, jest np. sytuacja, w której dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej (art. 43 ust. 1 pkt 8). Jednak w każdym przypadku to administrator danych powinien samodzielnie dokonać oceny, czy ze względu na charakter przetwarzanych danych ich zbiór podlega obowiązkowi zgłoszenia do rejestracji GIODO, czy nie. Zatem o ile utworzony zbiór nie będzie prowadzony jedynie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej, lecz dane osobowe w nim zgromadzone administrator będzie wykorzystywał...