Efektywność w(y)druku

Korzyści z reorganizacji zarządzania środowiskiem druku i obiegiem dokumentów mogą w firmie wykraczać daleko poza prosty rachunek zysków i strat. Mniejsza ilość wydruków i zużytej energii elektrycznej, to także niższe stężenie gazów cieplarnianych w powietrzu, mniej ściętych drzew i odpadów przemysłowych na składowiskach, a także mniej zużytej wody do produkcji papieru.

 

Projektów, które uwypuklają zależność między optymalizacją biznesową a działaniami proekologicznymi jest coraz więcej. Jeszcze nie tak dawno w 280 oddziałach firmy Endesa, będącej dostawcą energii elektrycznej, korzystano z 4 tys. drukarek, skanerów i faksów. W trakcie przeprowadzonej analizy okazało się, że część urządzeń dubluje zadania, jest energochłonna i nieefektywnie wykorzystywana. W związku z tym zaproponowano szereg kluczowych zmian, m.in. zastąpienie części urządzeń osobistych urządzeniami dla grup roboczych, a także zredukowanie liczby drukarek jednofunkcyjnych i zamiana ich na urządzenia wielofunkcyjne. Na efekty wprowadzonych zmian nie trzeba było długo czekać. Dzięki temu, że flota została ograniczona o ponad pół tysiąca urządzeń drukujących i w ciągu dwóch lat zwiększono udział druku dwustronnego z 4 do 35%, firma zredukowała zużycie energii elektrycznej o 39% oraz zmniejszyła wykorzystanie papieru o 132 tys. kilogramów. Ostatecznie koszty zarządzania środowiskiem druku i obiegiem dokumentów zmniejszyły się o 42%. Równie imponujące wyniki uzyskano w firmie Walt Disney Company, w której zmniejszenie liczby urządzeń drukujących o blisko 60%, spowodowało redukcję zużycia energii elektrycznej o 18%. Ponadto co miesiąc zużywa się o 1,5 mln mniej arkuszy papieru niż wcześniej.

 

Spowolnienie w globalnej gospodarce, będące konsekwencją załamania na rynkach finansowych w latach 2008-2009, zachęca do reorganizowania środowiska druku, a tym samym do uruchomienia proekologicznych działań nie tylko w dużych, międzynarodowych organizacjach, ale i w mniejszych firmach.

Skalę potencjalnych oszczędności ilustrują wyniki badań, przeprowadzonych wśród małych i średnich przedsiębiorstw, udokumentowanych w raporcie Quocirca pt. „Tackling printing costs in midmarket businesses”¹. Okazało się, że o ile zarządzanie stanowiskami komputerowymi i serwerami pochłania w ciągu tygodnia ok. 5-10% czasu działów IT, o tyle zapewnienie dostępności urządzeń drukujących oraz prawidłowego funkcjonowania wewnętrznej sieci bezprzewodowej (wykorzystywanej przez aplikacje MPS w celu podniesienia bezpieczeństwa i efektywności przepływu dokumentów) zajmuje 18% czasu w ciągu jednego tygodnia i ok. 25% w jednym miesiącu. To najwięcej w porównaniu z pozostałymi obszarami aktywności działów IT.

Jednym z czynników determinujących czasochłonność i kapitałochłonność zarządzania środowiskiem druku jest postępująca w ciągu ostatnich lat złożoność flot drukujących i różnorodność zintegrowanych z nimi aplikacji.

 

W latach poprzedzających kryzys finansowy firmy nie przywiązywały do tych kosztów tak dużej wagi. Jednak dziś, gdy zyski pomnażane są wolniej, w segmencie zarówno dużych, jak i mniejszych firm priorytetem stały się inwestycje, które umożliwiają szybki zwrot i optymalizację procesu przepływu dokumentów.

 

Przykładem takiej inwestycji są coraz częściej udostępniane w urządzeniach drukujących oprogramowania, które – dzięki dużej elastyczności i skalowalności – umożliwiają wydłużenie żywotności urządzeń. Pomocna okazuje się też technologia auto-on/off i instant-on, dzięki której w dość prosty sposób aż trzykrotnie można zredukować zużycie energii elektrycznej. Drukarka może być tak skonfigurowana, by po zakończeniu zadania drukowania wyłączyła się automatycznie w ciągu jednej minuty. Urządzenie pozostaje w trybie auto-off do momentu ponownego uruchomienia poprzez wysłanie kolejnego zadania drukowania lub rozpoczęcie skanowania bądź kopiowania dokumentu. Z kolei technologia instant-on umożliwia szybkie uruchomienie i rozgrzanie urządzenia, dzięki czemu pierwsza strona może zostać wydrukowana już w ciągu kilku sekund. Po za­kończeniu drukowania drukarka zostaje ponownie (automatycznie) wprowadzona w tryb auto-off.

Równie ciekawym i proekologicznym rozwiązaniem jest zastosowanie oprogramowania, które m.in. ogranicza zużycie papieru poprzez skonfigurowanie na poziomie sieci funkcji druku dwustronnego jako wartości domyślnej, co zapobiega drukowaniu pustych stron, redukuje zużycie energii elektrycznej, dzięki optymali­zacji czasu przechodzenia w tryb uśpienia i uruchamiania, a także obniża koszty poprzez wskazanie mało wydajnych urządzeń w firmie. Innym pomocnym rozwiązaniem jest tzw. wydruk podążający, dzięki któremu zuży­cie papieru i energii może się zmniejszyć nawet o 30%. Dokument odbieramy dopiero po przyjściu do urządzenia, a z kolejki wydruków możemy usunąć te prace, z których w międzyczasie zrezygnowaliśmy lub je poprawiliśmy i potrzebujemy tylko wersję ostateczną.

 

Wymiernych korzyści, jakich  środowisku naturalnemu dostarcza optymalizacja biznesowa, jest więcej i wcale nie trzeba w tym celu podejmować dodatkowych inicjatyw, które nadszarpnęłyby budżet firmy. Niezależnie od branży, coraz więcej producentów traktuje działania proekologiczne jako integralną część swojego biznesu. Przykładem są nie tylko wspomniane technologie auto-off i instant-on, będące standardowymi rozwiązaniami w urządzeniach drukujących, ale też programy odzyskiwania zużytych produktów. Rezultaty tego typu przedsięwzięć są naprawdę imponujące. Przykładowo w latach 1991-2010 firma HP przetworzyła 200 tys. ton zużytych wkładów do drukarek laserowych i atramentowych. To tyle, ile waży ponad 4 tys. samolotów typu Boeing 737. Trzeba dodać, że łączna waga odzyskanych produktów w ramach projektu „Planet Partners” jest większa, gdyż oprócz wkładów atramentowych i kaset z tonerem recyklingowi poddawane są także inne wyroby z plastiku, np. butelki typu PET, które potem w ramach „zamkniętej pętli” ponownie wprowadzane są do użycia. W 2011 r. w „zamkniętej pętli” wyprodukowano prawie 311 mln oryginalnych wkładów, które w przypadku drukarek atramentowych zawierały do 70% ponownie przetworzonego plastiku, a laserowych – do 25%. Ważne jest też to, że zastosowanie „zamkniętej pętli” pozwoliłozredukować nie tylko emisję gazów cieplarnianych o 22%, ale też zużycie zasobów wodnych o miliard litrów. To tak, jakby na rok usunąć z ulic 3 tys. samochodów i zaopatrzyć w wodę na czas jednego dnia ponad 3 mln gospodarstw domowych.

1. http://www.quocirca.com/reports/478/tackling-printing-costs-in-midmarket-businesses

 

Joanna Zdrzałka-Zalewska, dyrektor Działu Usług Druku, HP Polska