Umowa do podpisu

Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest z właściwą instytucją – pośredniczącą, wdrażającą lub zarządzającą danym programem. Powinna ona określać m.in. tytuł projektu, wysokość wsparcia oraz tryb przekazywania środków pochodzących z dotacji, obowiązki beneficjenta związane z realizacją projektu, terminy i sposoby rozliczania otrzymanych środków, a także przyczyny oraz tryb rozwiązywania umowy. W praktyce umowy mają od kilkunastu do kilkudziesięciu stron i – oprócz wymienionych elementów – zawierają szereg szczegółowych postanowień, specyficznych dla projektu czy programu, wynikających z przepisów wspólnotowych lub krajowych bądź wytycznych przyjętych przez instytucję zarządzającą, pośredniczącą lub wdrażającą.

 

Pierwsze strony umowy o dofinansowanie zazwyczaj zawierają wykaz dokumentów – aktów prawa wspólnotowego i polskiego, które stanowią podstawę jej zawarcia. W wymienionych dokumentach często znajdują się też definicje pojęć użytych w umowie o dofinansowanie. Warto do nich zajrzeć, jeśli w trakcie jej analizowania okaże się, że któryś z zapisów jest niezrozumiały. Z pomocą w zrozumieniu zapisów umowy przychodzi też słownik pojęć, który umieszczony jest na pierwszych jej stronach. Zdefiniowane są zazwyczaj podstawowe pojęcia, takie jak beneficjent (podmiot realizujący projekty finansowane ze środków publicznych na podstawie umowy), projekt (przedsięwzięcie będące przedmiotem umowy, realizowane w ramach konkretnego działania i programu) czy okres kwalifikowalności wydatków (może się różnić pomiędzy działaniami i programami, a nawet pomiędzy kolejnymi naborami w ramach tych samych działań).

 

Jednym z najbardziej istotnych postanowień umowy są koszty realizacji projektu, źródła finansowania i wysokość oraz forma dofinasowania przedsięwzięcia ze środków publicznych. W tych punktach określona jest maksymalna kwota wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem. Każda złotówka wydana ponad tę kwotę nie będzie mogła stanowić podstawy udzielonego dofinansowania. Ponadto ustalona w umowie jest maksymalna wysokość wsparcia, jakiego zgadza się udzielić odpowiednia instytucja beneficjentowi. Tu także obowiązuje zasada, że każda wydana złotówka więcej, nawet ekonomicznie uzasadniona i przyczyniająca się do osiągnięcia celów projektu, nie będzie mogła zostać zrefundowana. Jednocześnie definiowany jest procentowy udział dofinansowania w całkowitej kwocie wydatków kwalifikowalnych – najczęściej jest to 50%. Oznacza to, że jeśli ostatecznie za kwalifikowalną zostanie uznana mniejsza kwota, niż określona w umowie maksymalna kwota wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, to beneficjent otrzyma dofinansowanie w wysokości 50% właśnie tej mniejszej, uznanej kwoty.

 

Kolejne paragrafy umowy o dofinansowanie określają warunki, jakie muszą spełnić wydatki ponoszone przez beneficjenta w ramach projektu, aby zostały uznane za kwalifikowalne i mogły być dofinansowane. Przede wszystkim wydatki takie muszą być poniesione zgodnie z innymi postanowieniami umowy oraz katalogiem wydatków kwalifikowalnych (katalogi są tworzone odrębnie na potrzeby każdego programu operacyjnego). Koszty powinny także wynikać z zasady racjonalnej gospodarki finansowej oraz zasady najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów. Oznacza to, że beneficjent, przed dokonaniem zakupów w ramach projektu, powinien przeprowadzić rozeznanie rynku – zorientować się w cenach oferowanych produktów czy usług przez różnych dostawców, zebrać trzy konkurencyjne oferty, a następnie wybrać najkorzystniejszą z nich. Ponadto przed każdymi zakupami powinien się zastanowić, czy planowane do poniesienia wydatki są niezbędne do osiągnięcia celów projektu.

 

By wydatek został uznany za kwalifikowalny, musi także być poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, który jest precyzyjnie określony w umowie o dofinansowanie. Zapłata za jakąś usługę lub dostawę urządzenia przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności albo po nim skutkuje uznaniem takiego wydatku za niekwalifikowalny. Zazwyczaj jest tak, że początek okresu kwalifikowalności jest jednocześnie początkiem realizacji projektu. Datę rozpoczęcia realizacji projektu w przypadku większości programów operacyjnych można zmienić poprzez podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie. Czas realizacji projektu, czyli datę jego rozpoczęcia oraz zakończenia (rzeczowego i finansowego), trzeba określić już we wniosku o dofinansowanie. Jeśli po jego złożeniu, a jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie okaże się, że jeden z wydatków trzeba ponieść wcześniej niż wskazano, to podpisywany jest aneks, w którym właściwa data zapłaty staje się datą rozpoczęcia realizacji projektu i kwalifikowalności wydatków. Inaczej dzieje się, jeśli beneficjent nie zdąży ponieść wydatku przed końcem okresu kwalifikowalności – w tym przypadku zazwyczaj nie ma już możliwości podpisania aneksu zmieniającego tę datę, a jeśli istnieje na to szansa, to o aneks trzeba zawnioskować odpowiednio wcześniej – minimum 30 dni przed upływem terminu.

 

By wydatki zostały uznane za kwalifikowalne, powinny także zostać odpowiednio udokumentowane. Umowa o dofinansowanie określa sposób, w jaki należy to zrobić – najczęściej trzeba przedstawić faktury, rachunki lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej za zakupione w ramach projektu usługi czy towary oraz potwierdzenia ich zapłaty, a także: protokoły zdawczo-odbiorcze, umowy na świadczenie usług/dostawy towarów, formularze zamówień, a w przypadku środków trwałych – dokumenty OT. Warunkiem wypłaty dofinansowania jest także poprawne sporządzenie wniosku o płatność i jego zatwierdzenie przez odpowiednią instytucję. Umowa o dofinansowanie określa także obowiązki beneficjenta w tym zakresie – przede wszystkim terminy składania wniosków o płatność i sposób ujmowania w nich poszczególnych wydatków.

 

Umowa o dofinansowanie określa także obowiązki beneficjenta wynikające z realizacji projektu dofinansowanego ze środków publicznych. Należy do nich: informowanie odpowiedniej instytucji o wszelkich zmianach prawno-organizacyjnych w przedsiębiorstwie (w niektórych przypadkach należy o takiej zmianie poinformować przed jej dokonaniem, uzyskując odpowiednią pozytywną opinię), prowadzenie dla projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów (można stosować odrębny kod księgowy w ramach istniejącej ewidencji), a także osiągnięcie zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników produktu i rezultatu (a w przypadku projektów realizowanych dzięki dofinansowaniu z NFOŚiGW – efektu ekologicznego) w określonym terminie. W przypadku obu typów wskaźników, w szczególnie uzasadnionych sytuacjach, można uzyskać zgodę właściwej instytucji na przesunięcie terminu osiągnięcia wskaźników. Nie jest jednak wyrażana zgoda na zmniejszenie wartości wskaźników, co oznacza, że już na etapie przygotowywania wniosku należy rozważnie zaplanować wskaźniki czy efekty ekologiczne planowanego przedsięwzięcia. Kolejnym istotnym obowiązkiem beneficjenta jest utrzymanie trwałości projektu – w przypadku przedsiębiorstw z sektora MŚP w okresie trzech lat od zakończenia realizacji projektu. Oznacza to konieczność kontynuowania działalności będącej przedmiotem dofinansowania, utrzymania wskaźników – zwłaszcza planowanych do utworzenia miejsc pracy i brak możliwości wprowadzania zasadniczych zmian w projekcie, jeśli nie są one odpowiednio uzasadnione ekonomicznie.

 

W umowie o dofinansowanie znajdują się także zapisy dotyczące możliwości wprowadzania zmian w projekcie. Istnieje możliwość zrezygnowania z zakupu planowanego urządzenia/ usługi i zakupu w zamian czegoś innego. W każdym wypadku musi to być jednak zmiana odpowiednio uzasadniona, utrzymująca cele projektu oraz wcześniej zgłoszona do odpowiedniej instytucji. Co jeśli okaże się, że oprócz zakupów zaplanowanych we wniosku, trzeba nabyć coś jeszcze? W większości przypadków nie ma takiej możliwości, gdyż oznaczałoby to zwiększenie maksymalnej kwoty dofinansowania.

 

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, beneficjent jest także zobowiązany do poddania się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu w każdym momencie, kiedy projekt jest realizowany, ale także w okresie jego trwałości (w przypadku MŚP w ciągu trzech lat od zakończenia realizacji). Kontrola powinna być zapowiedziana i najczęściej istnieje możliwość wspólnego ustalenia najbardziej dogodnego terminu. Właściwa instytucja odpowiednio wcześniej przesyła beneficjentowi listę dokumentów, które należy przygotować. Trzeba podkreślić, że utrudnianie lub uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli może być jedną z przesłanek wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. Kontrole odbywają się najczęściej przed wypłatą ostatniej transzy dofinansowania. Sprawdza się wtedy m.in. to, czy beneficjent wywiązuje się z obowiązków w zakresie opłat za korzystanie ze środowiska (w przypadku dofinansowania z NFOŚiGW), a także z opłacania składek ZUS oraz czy nie zalega z podatkami – także lokalnymi.

 

Wzory umów o dofinansowanie stosowanych w przypadku różnych programów dostępne są na ich stronach internetowych. Warto zapoznać się z nimi przed podpisaniem umowy i spisać ewentualne pytania lub wątpliwości. Pracownicy odpowiedniej instytucji z pewnością wyjaśnią wszelkie niejasności, które ułatwią prawidłową, zgodną z umową realizację projektu.

 

Adriana Zalewska, analityk, DC Centrum, Poznań