Przedsiębiorstwa wodociągowe, kanalizacyjne, czy z branży zagospodarowania odpadów obsługują bardzo wielu klientów. Ponadto nadzorują wiele elementów, wchodzących w skład jednego systemu. Funkcjonowanie takich jednostek wymaga sprawnego i szybkiego działania. Właśnie dlatego wdrażane są zintegrowane systemy informatyczne, wybierane ze szczególną uwagą i ostrożnością. W końcu od ich działania zależy naprawdę sporo. Oto przykłady kilku firm, w których wprowadzone rozwiązania informatyczne zdały egzamin i poprawiły jakość pracy oraz podniosły poziom obsługi klienta.

Sprawna obsługa klienta w Grudziądzu

Miejskie Wodociągi i Oczyszczalnia w Grudziądzu już od ośmiu lat bazują na zintegrowanym systemie informatycznym, opracowanym we współpracy z firmą LogicSynergy. Wdrożono aż jedenaście modułów: księgowość i finanse, w tym kasę, biuro obsługi klienta, sprzedaż wody i pozostałych usług, ewidencję środków trwałych oraz zarządzanie inwestycjami i remontami, gospodarkę magazynową i materiałową, zestawienie analityczne dla zarządu, ewidencja szamb i zbiorników bezodpływowych, zarządzanie infrastrukturą techniczną, kadry z ewidencją czasu pracy, płace oraz laboratorium. Dodatkowo wdrożono aplikację do rozliczania kosztów związanych z używanym w firmie sprzętem i taborem transportowym. ? Aplikacja umożliwia precyzyjne rozliczanie zużytego paliwa, olejów oraz pozwala na sprawne zarządzanie posiadanymi środkami transportowymi ? wyjaśnia Jakub Staruszkiewicz, kierownik Działu Produkcji Wody i Energetyki w Miejskich Wodociągach i Oczyszczalni w Grudziądzu. Ponadto jako moduł służący do wymiany informacji wdrożono system obiegu dokumentów (SOD). Pozwala on na prowadzenie ewidencji dokumentów przychodzących z zewnątrz do przedsiębiorstwa, wprowadzanie, edycję i archiwizację dokumentów w ramach wewnętrznego obiegu oraz na dowolny obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi operatorami. Moduł SOD to narzędzie, które pozwala na dopasowanie go do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa, a dodatkowo jest stale rozwijane. ? Obecnie wykorzystujemy SOD m.in. w zakresie gospodarki wodomierzowej, w obiegu zleceń dotyczących fakturowania i w ramach przesyłania informacji związanych ze zgłaszanymi przez klientów niedogodnościami ? podkreśla Staruszkiewicz. Jednak to nie koniec prac nad informatyzacją Miejskich Wodociągów i Oczyszczalni w Grudziądzu. Od 1 stycznia 2009 r. funkcjonowanie rozpoczął jeden z ostatnich modułów ? internetowe biuro obsługi klienta ? iBOK. Został on udostępniony klientom, którzy mogą całodobowo uzyskiwać potrzebne informacje na temat działalności przedsiębiorstwa. Internetowe BOK uzupełnia i usprawnia funkcjonowanie tradycyjnego biura obsługi klienta. ? System iBOK umożliwia klientom m.in. podgląd on-line stanu rozliczeń i wystawionych faktur, zgłoszenie awarii, reklamacji czy też innych uwag związanych ze świadczeniem usług przez przedsiębiorstwo, a także podanie stanu licznika, zarządzanie własnymi danymi teleadresowymi oraz przeprowadzenie różnorodnych analiz i raportów, np. dotyczących zużycia wody w danym okresie ? wymienia Staruszkiewicz. Harmonogram wdrażania systemu przewidywał sfinalizowanie prac we wrześniu 2008 r. Jednak ze względu na niezakończenie pewnych etapów pracy termin ten został przesunięty. Ostatecznie odbiór systemu ZSI nastąpiło w pierwszym kwartale 2009 r. Wtedy również zapoczątkowano jego użytkowanie. W trakcie eksploatacji systemu wdrożono kolejne moduły, m.in. system sprzedaży nieczystości stałych w związku z rozpoczęciem przez spółkę prowadzenia takiej działalności. Natomiast od 2011 roku ZIS uzupełniono o dodatkowe dwa moduły ? e-archiwum oraz e-faktury.

Rewolucyjne zmiany w Bielsku Białej

Aby prawidłowo i efektywnie zarządzać całym majątkiem przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego konieczne są wspomagające narzędzia informatyczne. – Spółka potrzebowała systemu elastycznego i umożliwiającego dokonywanie niezbędnych modyfikacji we własnym zakresie. Analiza rynku
i własnych potrzeb doprowadziły do decyzji o stworzeniu systemu wielopłaszczyznowego, jednak obejmującego swoim zakresem całość przedsiębiorstwa ? mówi Przemysław Siuda, pełnomocnik ds. jakości w AQUA S.A. Bielsko-Biała. Stworzony, na bazie tej koncepcji, system informatyczny AQUA S.A. składa się z szeregu komponentów powiązanych ze sobą, każdy odpowiadający za odrębny obszar. System finansowo-księgowy SAP ? funkcjonuje w spółce od 2000 r. Wszystkie dokonane od tego czasu zmiany i udoskonalenia takie jak SAP R/3 zaowocowały kompleksowym i precyzyjnym prowadzeniem rozliczeń wszelkich zdarzeń finansowo-księgowych, które występują w firmie. Przyjęta metodologia pozwala na dokładne śledzenie kosztów i przychodów na wybranym poziomie przedsiębiorstwa, a także umożliwia dokładne przygotowanie, nadzorowanie  i bieżącą kontrolę budżetu poszczególnych komórek organizacyjnych jak i całego przedsiębiorstwa.

Kolejnym wdrożonym w AQUA S.A. systemem informatycznym jest mapa numeryczna GIS. W 2000 roku zakończono tworzenie modelu branżowej bazy numerycznej i rozpoczęto proces przenoszenie do niej informacji o sieci wod.-kan. Dziś mapa numeryczna (GIS) zawiera wszystkie informacje o obsługiwanej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. – System jest podstawowym narzędziem pracy,
a komponenty dodatkowe, takie jak mapa awaryjności, zdjęcia lotnicze, odczyt
i prezentacja parametrów technologicznych sieci i obiektów, wspomagają komórki techniczne w codziennej pracy ? zaznacza Przemysław Siuda. Kolejnym równie istotnym obszarem, jest wdrożony w 2001 r. system obiegu dokumentacji i pracy grupowej, oparty na platformie IBM LOTUS Notes. Dziś jest to platforma, która oferuje szerokie spektrum możliwości – od zwykłego komunikatora po zaawansowany system ERP. – Do minimum wyeliminowano papierowy obieg dokumentów, a uruchomione moduły wspomagają pracę wszystkich komórek organizacyjnych. Tutaj gromadzimy całą dokumentację opisującą pracę przedsiębiorstwa ? od instrukcji po dokumenty strategiczne ? zachwala Przemysław Siuda. System zawiera cele do osiągnięcia oraz prowadzi ich bieżący monitoring, zapewniając szybkie i łatwe śledzenie bieżącej kondycji przedsiębiorstwa. Dostarcza wymaganych informacji z różnych obszarów funkcjonowania organizacji, tworząc zwarty i przejrzysty obraz sytuacji przedsiębiorstwa. Dzięki swojej elastyczności, system ten dał możliwość tworzenia kolejnych elementów uzupełniających, dostosowanych do bieżących potrzeb Spółki. Zarządzanie działaniami, projektami, tworzenie planów czy nadzorowanie pracy laboratorium to tylko niektóre elementy zawarte w elektronicznej bazie zintegrowanego systemu zarządzania. AQUA S.A. Pracownicy Spółki w swojej codziennej pracy starają się elastycznie i szybko reagować na dynamicznie zmieniające się potrzeby rynku i klienta. W firmie funkcjonuje system umożliwiający bieżącą analizę informacji, ich szybką interpretację i błyskawiczne odzwierciedlenie w działaniach i podejmowanych decyzjach. – Cały czas obserwujemy branżowy rynek rozwiązań informatycznych, szczególnie pod kątem zwiększenia mobilności naszych rozwiązań oraz w obszarze przyśpieszenia i uproszczenia procesu obsługi klienta – podkreśla Przemysław Siuda.

Innowacyjne wodociągi

Jak ważne są działania innowacyjne wiedzą także rybnickie wodociągi. W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Rybnikach od 10 lat wdrażana jest polityka proinnowacyjna, służąca zapewnieniu ciągłej i niezawodnej dostawie wody o dobrej jakości. ? Nasze przedsiębiorstwo stale współpracuje z Politechniką Śląską w Gliwicach oraz z Głównym Instytutem Górnictwa w Katowicach, aby bez przerwy implementować i kreować nowatorskie rozwiązania ? mówi Karolina Wacławiec, rzecznik prasowy PWIK w Rybniku. Właśnie w wyniku projektu realizowanego wraz z Politechniką Śląską stworzono zintegrowany inteligentny system monitorowania i zarządzania eksploatacją sieci wodociągów na terenie działalności PWiK w Rybniku. Na ten cel otrzymano wsparcie finansowe w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego o wartości 12 156 118 zł. Dzięki temu narzędziu służby techniczne przedsiębiorstwa mają możliwość aktywnej kontroli wycieków, zarządzania ciśnieniem w sieciach wodociągowych, szybkiej naprawy, trafnej kwalifikacji odcinków sieci w celu ich modernizacji. Do dwóch głównych działań systemu należą monitoring stref on-line oraz regulacja ciśnień. W przypadku pierwszego zadania prowadzony jest stały monitoring aż trzynastu stref, co pozwala na bardzo szybkie wykrycie wycieku i natychmiastową interwencję w celu usunięcia awarii. ? W każdej strefie znajdują się komory pomiarowe, wyposażone w reduktory ciśnień, wodomierze, przepływomierze elektromagnetyczne, przetworniki ciśnienia, konduktometry oraz rejestratory z wbudowanym modemem GPRS, umożliwiające transmisję danych do systemu nadrzędnego (SCADA) ? wyjaśnia Karolina Wacławiec. Z kolei regulacja ciśnień w sieci pozwala na redukcję zbyt wysokiego ciśnienia lub jego podnoszenie tam, gdzie odnotowano niedobór. Takie działania zapewniają wiele korzyści ? zmniejszają liczbę awarii w strefach, ograniczają straty wody, podnoszą jakość zaopatrzenia w wodę oraz zmniejszają koszty eksploatacji. Wprowadzony system był dobrą inwestycją PWiK w Rybniku. Odnotowano spadek ilości awarii powodujących straty wody w sieci. Obecnie to poniżej 8% w skali roku. Zredukowano także koszty eksploatacji sieci. ? Wszystkie te czynniki sprawiają, że zwiększamy jakość zaopatrzenia w wodę oraz poziom niezawodności świadczonych usług ? zaznacza Karolina Wacławiec. To jednak nie wszystkie działania podejmowane w ramach polityki proinnowacyjności. W 2014 roku rybnickie wodociągi uruchomiły Wirtualne Biuro Obsługi Klienta e-BOK. Jest to bezpłatna elektroniczna platforma komunikacji, która ułatwia i usprawnia kontakt mieszkańców z PWiK w Rybniku. Każdy klient biura po zalogowaniu ma możliwość przeglądania historii odczytów wodomierza, a także uzyskuje dostęp do wystawionych faktur, danych zawartych w umowie, analiz zużycia wody w swoim punkcie poboru. W razie potrzeby użytkownicy mogą także zgłosić awarię, skargi oraz wnioski. System e-BOK jest bezpieczny, przejrzysty oraz przyjazny dla osób, które z niego korzystają. PWiK wciąż pracuje nad dalszym strategicznym innowacyjnym rozwojem we współpracy z instytucjami naukowo-badawczymi, by móc zwiększyć efektywność i wdrażać sprawnie kolejne zmiany na miarę XXI w.

Zintegrowany system w Gorzowie Wlkp.

Z narzędzi IT korzysta także Zakład Utylizacji Odpadów w Gorzowie Wlkp. Około cztery lata temu pojawiła się konieczność zmiany oprogramowania w związku z dynamicznym rozwojem spółki oraz rozszerzeniem zakresu świadczonych przez nią usług. ? Z uwagi na fakt, że działy zakładu znajdują się w różnych lokalizacjach, szczególnie zależało nam na stałym dostępie do aktualnych informacji, związanych z bieżącym funkcjonowaniem firmy niezależnie od miejsca ich pochodzenia ? tłumaczy Magdalena Sobierajczyk, dyrektor ds. marketingu i rozwoju ZUO w Gorzowie Wlkp. Największy nacisk położono na powiązanie działu zagospodarowania odpadów z działem finansowo-księgowym. Potrzebny był moduł, który umożliwiłby sprawne wykonywanie wszelkich analiz i procesów, związanych z gospodarką odpadami. ? Najbardziej zależało nam na elastyczności nowego rozwiązania i możliwości modułowego dostawiania kolejnych jego elementów, które odpowiedzą na bieżące potrzeby naszego zakładu ? podkreśla Magdalena Sobierajczyk. Wiele funkcjonalności nowego oprogramowania tworzono specjalnie na potrzeby ZUO. Za to zadanie odpowiadała firma UNISOFT, wyłoniona w drodze przetargu. Budowa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego trwało rok. Zakres zamówienia obejmował w zasadzie cały profil działalności firmy, m.in. zarządzanie i planowanie, majątek trwały z obrotem towarowo-materiałowym, kadry, płace, przetargi, transport i sprzęt oraz zarządzanie gospodarką odpadami z modułem wagowym. Rozwiązanie opiera się na relacyjnej bazie danych, która gwarantuje niezawodność pracy oraz bezpieczeństwo gromadzonych informacji. Systemem objęto wszystkie jednostki organizacyjne spółki. Dzięki temu możliwe było ich wzajemne powiązanie i prowadzenie wszystkich rodzajów działalności firmy w oparciu o jeden zintegrowany system informatyczny. Wdrożenie rozwiązania pozwoliło na usprawnienie wielu aspektów działalności Zakładu w zakresie wykonywania analiz, sprawozdawczości, przepływu informacji oraz tempa pracy. Dzięki nowemu systemowi praca jest dziś znacznie szybsza. ZUO ma także dostęp do szeregu danych, które wcześniej analizowane były poza systemem, a ich przygotowanie wymagało tworzenia odrębnych plików. Obecnie w dowolnym momencie można dotrzeć do wszystkich potrzebnych informacji. Każda uprawniona osoba ma dostęp do określonego zakresu danych, które są jej niezbędne do bieżącej pracy.