Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (P.z.p.) zamawiający, prowadząc postępowania, jest zobowiązany do zachowania formy pisemnej. Musi zatem sporządzić szereg dokumentów, które stanowią niejako „historię” wyboru oferty najkorzystniejszej.

Artykuł 96 ust. 1 P.z.p. mówi, że „w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia”. Jest to warunek konieczny, od którego nie ma żadnych wyjątków. Protokół powinien zawierać określone treści, które stanowią pewne minimum. Są to opis przedmiotu zamówienia, informacja o trybie udzielania zamówienia, dane dotyczące wykonawców, cena i inne istotne elementy ofert oraz wskazanie wybranej oferty (ofert).
Protokół to jednak tylko część pełnej dokumentacji przetargowej. W jej skład wchodzą także oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3 ustawy, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego (stanowią one załączniki do protokołu).
Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy jeden z wykonawców po zakończeniu procedury otwarcia ofert zażądał od zamawiającego wglądu do ofert konkurentów. Chciał także sfotografować niektóre z dokumentów przedstawionych przez wykonawców. Czy miał do tego prawo? Zamawiający obawiał się, że wykonawca może wykorzystać zdobyte w ten sp...