Jak napisać dobry wniosek?

Niezbędne do napisania dobrego wniosku jest dysponowanie odpowiednią wiedzą merytoryczną i najlepiej przygotowaniem od strony praktycznej. W przypadku braku doświadczenia w aplikowaniu o pomoc z Unii Europejskiej (UE) z pewnością warto skorzystać z usług firm doradczych, które mają zaplecze w postaci przede wszystkim wykwalifikowanej kadry specjalistów-konsultantów.

Sprawdzonej recepty na sukces w aplikowaniu o środki pomocowe z funduszy UE czy z innego źródła preferencyjnego wsparcia dotacyjnego, niestety, jeszcze nikt nie wymyślił. Wiadomo jednak, jak postępować i jakie działania podejmować, aby zwiększyć szanse na otrzymanie dotacji na planowaną inwestycję.

 

Opracowanie skutecznego wniosku o dofinansowanie projektu środowiskowego to złożony i często długotrwały proces. Wymaga on wcześniejszego przeprowadzenia szeregu analiz występujących problemów, które planowany projekt ma rozwiązać. Ponadto niezbędna jest weryfikacja różnych dostępnych wariantów/opcji inwestycji i ostatecznego wyboru takiego zakresu projektu, który pozwoli w sposób optymalny osiągnąć zakładane efekty. Istnieją jednak powszechnie znane i zweryfikowane metody postępowania, które okazują się bardzo przydatne przy aplikowaniu o środki finansowe w formie dotacji. Jedna z nich wiąże się z tzw. cyklem zarządzania projektem PCM (Project Cycle Management), stanowiącym zbiór narzędzi do opracowania i zarządzania projektami z wykorzystaniem metody tzw. macierzy projektu.

Zgodnie z tą metodą, planowanie oraz realizowanie przebiega wg sekwencji określanej jako cykl projektu. Rozpoczyna się on od identyfikacji pomysłu i rozwija się w plan pracy, który może być następnie wdrażany i oceniany. Pomysły są identyfikowane w kontekście uzgodnionej strategii. Cykl projektu zapewnia strukturę, w ramach której w konsultacjach uczestniczą wszyscy zainteresowani dysponujący odpowiednimi informacjami. Dzięki temu w kluczowych etapach projektu mogą być podejmowane decyzje oparte na rzetelnych informacjach.

Całościowy cykl ma sześć faz (rys.). Pierwsza to faza planowania (programowania). Na tym etapie następuje zdefiniowane kluczowych problemów oraz możliwości realizacji projektu, a także szans na współpracę pomiędzy zarządzającymi programami Unii Europejskiej a aplikującym o dofinansowanie. Efektem tej fazy jest wstępny wybór projektów lub programów, których przeprowadzenie przyczyni się do poprawy sytuacji, czyli pewnej zmiany społecznej. Kolejnym krokiem jest identyfikacja. W fazie tej weryfikowane są wszystkie zgłoszone projekty pod względem ich przydatności i opłacalności. Następuje ich selekcja zgodnie z przyjętymi kryteriami, po której dla niektórych projektów przeprowadza się dodatkowe analizy, służące wykazaniu ich celowości. Na tym etapie określa się zakres projektu, jego rozmiary oraz działania, które powinny wchodzić w jego obręb. Następna faza to ocena. W jej trakcie prowadzona jest szczegółowa analiza pomysłu i zdefiniowanie idei projektu. Ponadto przeprowadza się analizy finansowe, środowiskowe, techniczne, a także planuje się harmonogram działań i opracowuje matrycę logiczną. Po tym etapie posiadamy już wstępny montaż finansowy, przydatny do następnego etapu, którym jest finansowanie.W jego trakciezostaje podjęta ostateczna decyzja o wspieraniu przedsięwzięcia. Znany jest wtedy jego zakres oraz związane z tym wszystkie koszty. Następną faza to wdrażanie, czylirealizacja projektu oraz jego stałe monitorowanie. Uruchomione zostają wszelkie procedury, które pozwalają na skuteczne przeprowadzenie inwestycji. Dotyczy to zarówno części technicznej, merytorycznej, finansowania, dokumentacji prawnej itp. Ostatnim etapem jest ewaluacja, czylipodsumowanie przedsięwzięcia. Obejmuje to określenie jego rezultatów, przydatności, trwałości i efektywności. W tej fazie porównuje się to, co zaplanowano do osiągnięcia poprzez realizację projektu z uzyskanymi rzeczywistymi wynikami. Podczas zakończenia projektów można zidentyfikować potrzebę przeprowadzenia kolejnych. 

Postępowanie projektowe w oparciu o metodologię PCM pozwala przede wszystkim na optymalne zaplanowanie celów inwestycji, co przydaje się następnie do opracowania wymaganych dokumentów aplikacyjnych. Na skuteczność samej aplikacji niezmiernie ważny wpływ wywiera zatem odpowiednie przygotowanie „podłoża”. Polega to na dokładnym określeniu wszelkich problemów, tych kluczowych oraz dodatkowych zaistniałych w danej instytucji (przedsiębiorstwie) i otoczeniu, które projekt ma w efekcie rozwiązać.

Następnie można określić cele projektu, które muszą być zbieżne z celami działania/programu dotacyjnego, w ramach którego aplikuje się o wsparcie. Tym sposobem pozyskuje się niezbędne informacje wyjściowe do opracowania tzw. macierzy projektu, która najczęściej stanowi wymaganą i kluczową część studium wykonalności. Ten ostatni dokument to najważniejszy załącznik do wniosku o dofinansowanie, zwłaszcza dla projektów z zakresu ochrony środowiska. Macierz projektu obrazuje za pomocą ustalonych wskaźników mierzalnych i niemierzalnych sposób osiągnięcia celów projektów, będących rozwiązaniem zidentyfikowanych wcześniej problemów. Służy tym samym wypracowaniu celu ogólnego projektu, bezpośredniego, rezultatów oraz działań – elementów wnikliwie analizowanych podczas oceny wniosku.

Stosowanie narzędzi zgodnych z PCM z całą pewnością ułatwia przygotowanie wiarygodnego projektu o dofinansowanie, zwłaszcza o charakterze infrastrukturalnym. W przypadku projektów środowiskowych jest wręcz niezbędne, aby móc przygotować skuteczny wniosek o dotację i uniknąć wielu pułapek na drodze do uzyskania wsparcia.

 

Projekty środowiskowe realizowane przez przedsiębiorców to dość specyficzna odmiana typowych wniosków o dofinansowanie. W przypadku programów operacyjnych z perspektywy finansowej 2007-2013 istnieje jasno określona demarkacja, wskazująca, z jakich konkretnych programów i działań dotacyjnych można aplikować o wsparcie na tego typu inwestycje.

Najbardziej obszernym tematycznie unijnym źródłem wsparcia przedsięwzięć z zakresu ochrony środowiska jest Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ), a ściślej – w przypadku przedsiębiorców – odpowiednie działania następujących priorytetów PO IiŚ: IV. Przedsięwzięcia dostosowujące przedsiębiorstwa do wymogów ochrony środowiska, IX. Infrastruktura energetyczna przyjazna środowisku i efektywność energetyczna, X. Bezpieczeństwo energetyczne, w tym dywersyfikacja źródeł energii.

W ogólnym ujęciu projekty środowiskowe od reszty odróżnia przede wszystkim tzw. efekt ekologiczny, możliwy do osiągnięcia w wyniku realizacji danego projektu.  Efekt ekologiczny to zakładany poziom ograniczenia emisji zanieczyszczeń do środowiska, jaki przyniesie zainwestowanie środków finansowych w dane przedsięwzięcie inwestycyjne, dla którego aplikuje się o dofinansowanie.

To wokół tego efektu budowane jest w zasadzie całe tło typowego projektu środowiskowego i koncepcja zmian, jakie projekt ma przynieść, w tym konstrukcja jego celów.

Punktem wyjścia przy opracowywaniu projektu środowiskowego jest zatem odpowiednie zaplanowanie pożądanego, z punktu widzenia głównie przepisów prawa (norm środowiskowych) limitu zanieczyszczeń odprowadzanych do otoczenia firmy. Wyraża się go w sposób ilościowy, a więc mierzalny. Co istotne, opracowując wniosek o dofinansowanie, należy oszacować wielkość tego efektu w dwóch momentach, tj. przed i po realizacji inwestycji. Spodziewana zmiana ilościowa, np. redukcja ilości emisji pyłów, odprowadzanych ścieków czy gromadzonych odpadów, pozwala na określenie podstawowego wskaźnika branego pod uwagę przy ocenie projektów środowiskowych. Jest nim efektywność kosztowa uzyskania efektu ekologicznego, mówiącego oceniającym dany projekt, przy jakich nakładach inwestycyjnych możliwe będzie osiągnięcie zakładanego, mierzalnego i pozytywnego wpływu na stan środowiska naturalnego. Tabela obrazuje przykładowe wyliczenie efektu ekologicznego w postaci zmniejszenia emisji tlenku azotu (NOx) dla projektu dotyczącego modernizacji bloku energetycznego.

 

Wyliczenie efektu ekologicznego, opracowanie własne

Substancja	Emisja w Mg/rok		Zmniejszenie emisji dzięki inwestycji (w Mg/rok)
	Przed realizacją inwestycji (średnia wielkość roczna z lat 2005-2007)	Po realizacji inwestycji
SO2	1065,6	1065,6	Bez zmian
NOx	3320	1466	1854
CO	235,2	235,2	Bez zmian
CO2	1929718	1929718	Bez zmian
Pył	65	65	Bez zmian

Im realnie mniejsze nakłady inwestycyjne na osiągniecie danego poziomu efektu ekologicznego, tym większe szanse na dotację.

 

Efekt ekologiczny to jedno. O skuteczności projektu środowiskowego świadczą również inne niezbędne elementy. Wśród nich należy wymienić przygotowanie oraz gotowość techniczno-organizacyjną i prawną beneficjenta/wnioskodawcy do realizacji planowanej przez niego inwestycji. Jak się ją mierzy? Przede wszystkim za sprawą posiadania wymaganych załączników do wniosku o dofinansowanie.

Popularnym działaniem dotacyjnym dla inwestycji w odnawialne źródła energii (OZE) jest to oznaczone jako 9.4 Wytwarzanie energii ze źródeł odnawialnych, dostępne w ramach IX Priorytetu PO IiŚ. Działanie to skierowano do przedsiębiorców zainteresowanych budową: farmy wiatrowej, elektrowni wodnej o mocy do 10 MW, elektrowni na biomasę lub biogaz, ciepłowni geotermalnej czy też instalacją kolektorów słonecznych.

Beneficjent działania 9.4 musi przygotować wniosek o dofinansowanie wraz z szeregiem wymaganych załączników. W tym najważniejszym z nich jest studium wykonalności projektu, zawierającego analizę kosztów i korzyści. Procedura oceny wniosku do tego działania ma charakter dwuetapowy. Składa się z preselekcji, tj. oceny formalnej połączonej z oceną merytoryczną I stopnia oraz z ostatecznej oceny wniosków, tzw. oceny merytorycznej II stopnia. Aby przejść do drugiego etapu oceny, wnioskodawca musi wypełnić wymagania formalne (kryteria), takie jak: złożenie wniosku w terminie określonego naboru, a więc w czasie trwania danej rundy aplikacyjnej, sporządzenie go w języku polskim na wymaganym i aktualnym wzorze/formularzu, jak i zapewnienie zgodności realizacji projektu z okresem programowym. Ponadto do kryteriów formalnych należy złożenie kompletnego wniosku, co oznacza dostarczenie go w wymaganej liczbie egzemplarzy, uzupełnienie wszystkich pól, dokonanie poprawnych wyliczeń arytmetycznych, podpisanie przez osobę upoważnioną, opatrzenie pieczęcią wnioskodawcy oraz zapewnienie tożsamości zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Ponadto należy dołączyć komplet wymaganych w tej fazie załączników (dla działania 9.4 za załączenie niektórych z nich już na pierwszym etapie oceny można uzyskać dodatkowe punkty rankingowe).

Dodatkowe punkty są przyznawane wnioskowi za dołączenie dokumentów potwierdzających dostępność środków na sfinansowanie projektu (np. promesy kredytowej lub leasingowej), prawomocne pozwolenie na budowę, prawomocną decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach, jak i dokumentację techniczną, czyli wyciąg z zatwierdzonego projektu budowlanego. Niezłożenie powyższych dokumentów na tym etapie oceny, skutkuje nieprzyznaniem punktów w ramach kryterium merytorycznego I stopnia pn. „Stopień gotowości projektu do realizacji” wyboru projektów. Nie wyklucza to jednak projektu z dalszego rozpatrywania. Wymienione załączniki trzeba jednak bezwzględnie dołączyć do II etapu oceny.

 

Opracowanie wniosku o dofinansowanie wymaga każdorazowo dokładnego zapoznania się w szczególności z regulaminem (wytycznymi) do danego konkursu, kryteriami oceny wniosków, i listą wymaganych załączników. Posiadanie ich w komplecie już na pierwszym etapie oceny (formalnej) bardzo często warunkuje dopuszczenie projektu do oceny właściwej, tj. merytorycznej, podczas której weryfikowany jest dopiero m.in. efekt ekologiczny i wykonalność finansowo-techniczna inwestycji. Wszystko to potwierdza, iż aplikowanie o pomoc dotacyjną to złożony proces. Jedynie właściwie prowadzony od początku do końca, czyli od zidentyfikowania problemów, poprzez ustalenie celów projektu, do prawidłowego opracowania kompletnej dokumentacji aplikacyjnej, pozwala na zwiększenie szans na pozyskanie wsparcia. Projekty nie do końca przemyślane, przygotowywane na tzw. ostatnią chwilę, bazujące jedynie na ogólnym zamyśle inwestycyjnym z reguły, choć zdarzają się wyjątki, nie uzyskują dofinansowania.

 

Opracowanie skutecznego wniosku o dofinansowanie nie jest łatwym zadaniem. Dotyczy to w szczególności projektów środowiskowych, które zazwyczaj odznaczają się dużym skomplikowaniem proceduralnym od strony techniczno-organizacyjnej i finansowo-ekonomicznej, na skutek konieczności zaangażowania wysokiego poziomu nakładów inwestycyjnych na ich realizację. Liczone są one co najmniej w milionach złotych. Istnieje jednak wiele pomocnych narzędzi (metodologia PCM, przewodniki po kryteriach, dokumenty programowe, wytyczne), które pozwalają przedsiębiorcom w większym lub mniejszym stopniu odnaleźć się w zawiłościach procedur aplikowania. Z pomocą potencjalnym beneficjentom/wnioskodawcom przychodzą także sprawdzone firmy doradcze, posiadające duże doświadczenie w opracowywaniu tego typu projektów.

Ubiegając się o dotację na inwestycję środowiskową, trzeba pamiętać, aby dokładnie zaplanować cele projektu. Powinny one bezpośrednio wynikać ze zidentyfikowanych wcześniej problemów w samej firmie i w jej otoczeniu. Przydatnym do tego narzędziem jest metodyka PCM. Ponadto nie należy skupiać się na efekcie komercyjnym realizacji projektu, który nie jest istotny z punktu widzenia donatora środków. Bardzo często bowiem w sytuacji generowania przez projekt dodatkowych przychodów, zachodzi konieczność zmniejszenia poziomu dofinansowania o jakie się wnioskuje. Liczy się zatem głównie efekt ekologiczny możliwy do osiągnięcia. Im korzystniejszy dla środowiska i „tańszy” w realizacji (w zakresie poniesienia na niego niezbędnych nakładów finansowych) tym większe szanse na dotację. Ponadto bardzo ważną kwestią jest przygotowanie wszystkich niezbędnych załączników. Zwłaszcza tych w postaci wymaganych decyzji administracyjnych, tj. pozwolenia na budowę, decyzji o uwarunkowaniach środowiskowych, zatwierdzonego projektu budowlanego itp., które często warunkują dalszą, właściwą ocenę złożonego projektu.

Należy pamiętać, iż sukces w postaci decyzji o dofinansowaniu projektu to nie koniec zmagań beneficjenta/wnioskodawcy (przedsiębiorcy) w tym zakresie. Aby dotacja fizycznie wpłynęła na jego konto, trzeba projekt rozliczyć. To z kolei nie zawsze jest proste i wolne od zakłóceń i zawiłości.

 

 

1. Podręcznik Zarządzania cyklem projektu. Ministerstwo Gospodarki i Pracy. Warszawa 2004

 

 

starszy konsultant,

dział rozwoju przedsiębiorstw,

Faber Consulting