Na mocy odrębnej umowy
Czy zakład komunalny, zlecający podmiotowi zewnętrznemu prowadzenie obsługi księgowej, ma obowiązek zawarcia z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?
Tak, gdyż obowiązek ten wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, a prowadzenie dokumentacji księgowej wiąże się nierozerwalnie z przetwarzaniem danych osobowych pracowników.
Na podstawie art. 31 ust. 1 tej ustawy administrator danych (np. zakład komunalny) może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Niezbędnymi jej elementami jest określenie celu, w jakim podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych, może je przetwarzać, oraz zakresu tych danych. Podmiot ten może bowiem przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. Powierzenie przetwarzania danych na podstawie takiej umowy jest działaniem prawnie dopuszczalnym i nie stanowi nieuprawnionego udostępnienia danych przez ich administratora innemu podmiotowi, a ponadto nie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą.
Należy zauważyć, że – stosownie do art. 31 ust. 3 omawianej ustawy – podmiot podejmujący się przetwarzania danych na podstawie umowy obowiązany jest zastosować środki zabezpieczające powierzony zbiór danych, gdyż ponosi on odpowiedzialność taką jak administrator danych. Musi zatem dbać o to, aby powierzone mu dane osobowe nie dostały się w ręce osób nieupoważnion...
