Jeżeli firma wyczerpała dotychczasowe możliwości rozwoju, a konkurencja depcze jej po piętach, konieczne jest zastosowanie nowych rozwiązań. Może nim być np. zmiana sposobu zarządzania poprzez skupienie się na tym, co najważniejsze i zlecanie pozostałych zadań, czyli tzw. outsourcing.
 
Jeden z obszarów stosowania rozwiązań outsourcingowych to ochrona środowiska. Prawo ochrony środowiska jest ciągle aktualizowane, co nakłada na przedsiębiorstwa niewygodny i czasochłonny obowiązek śledzenia tych zmian. Dodatkowo do spełnienia pewnych wymagań potrzebne jest choćby specjalistyczne oprogramowanie. To wszystko sprawia, że firmy muszą wydawać niemałe pieniądze na realizację obowiązków z zakresu ochrony środowiska. Ponadto, szczególnie w małych przedsiębiorstwach, nie ma osobnej komórki ds. ochrony środowiska. Powoduje to przekazywanie tych obowiązków do działów, które zajmują się nimi niechętnie, nie mają odpowiedniego przygotowania, a przez to np. nie potrafią dostrzec wszystkich istotnych aspektów.
 
Potrzebna wiedza ekspercka
Problemem w wielu przedsiębiorstwach jest niepełna wiedza na temat wszystkich wymagań dotyczących ochrony środowiska. Dotyczy to również osobnych działów, które mają być odpowiedzialne za te kwestie. 

Problemem w wielu przedsiębiorstwach jest niepełna wiedza na temat wszystkich wymagań dotyczących ochrony środowiska. Dotyczy to również osobnych działów, które mają być odpowiedzialne za te kwestie.

Skomplikowane prawo stawia przedsiębiorców w sytuacji, w której nie do końca wiedzą, co jest ich obowiązkiem, a co nie. Dodatkowo bardzo często firmy nie mają dostępu do specjalistycznej wiedzy i umiejętności, nie inwestują też w szkolenia pracowników w tym zakresie. Warto zaznaczyć, że ochrona środowiska i związane z nią prawo to obszar wysoce specjalistyczny i dlatego potrzebna jest ekspercka wiedza z tego zakresu, aby efektywnie wykonywać wszystkie obowiązki. Ponadto przepisy o ochronie środowiska można wykorzystać do osiągania własnych korzyści (np. dofinansowanie z funduszy ochrony środowiska na inwestycje lub wpływ na to, co będzie zlokalizowane w bezpośredniej okolicy zakładu poprzez uczestniczenie w procedurach oceny oddziaływania na środowisko). Niemniej w natłoku codziennych obowiązków przedsiębiorcy rzadko mają czas na to, aby dowiadywać się o takich możliwościach. Rozwiązaniem są projekty outsourcingowe, które muszą być dobrze zaplanowane oraz mądrze realizowane i zarządzane. Proces wdrożenia outsourcingu środowiskowego, wbrew pozorom, nie polega tylko na zebraniu ofert z rynku i wybraniu przez firmę najlepszej z nich. Powinien on zacząć się znacznie wcześniej niż na etapie zapytań ofertowych do firm świadczących ten typ usługi.
Zanim jednak firma podejmie decyzję o skorzystaniu z oferowanych usług outsourcingu, musi przeprowadzić analizę korzyści biznesowych dla tego typu rozwiązania w swojej organizacji. Zarządzający firmą muszą wiedzieć, dlaczego potrzebują nowych, niestosowanych wcześniej w organizacji rozwiązań związanych z ochroną środowiska. Nie jest wskazane wdrażanie outsourcingu środowiskowego dla drobnych korzyści operacyjnych bądź wyłącznie doraźnych oszczędności. W takich przypadkach koszty projektu mogą okazać się nawet znacznie wyższe niż oczekiwane profity. Aby zadecydować o outsourcingu, przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić rzetelną ocenę strategiczną tego typu rozwiązania. Zlecanie zadań na zewnątrz musi być zgodne z bieżącą strategią firmy i kierunkami jej rozwoju. Dopiero w takim przypadku outsourcing środowiskowy stanowić będzie gwarancję dochodów biznesowych.
 
Jakie korzyści?
Dzięki zastosowaniu outsourcingu pracownicy nie są zajęci wypełnianiem obowiązków i wymagań związanych z ochroną środowiska, a w zamian mogą skupić się na podstawowej działalności swojej firmy. Ponadto następuje obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem pracownika na etacie. Nie ma potrzeby delegowania go na szkolenia, kupowania specjalistycznego oprogramowania ani też poświęcania zasobów ludzkich na takie działania jak śledzenie zmian w prawie czy przygotowywanie i składanie raportów do organów ochrony środowiska. Koszty utrzymania stanowiska ponosi dostawca usług outsourcingu. Firma ma również dostęp do specjalistów z wielu dziedzin, którzy doradzają w różnych aspektach ochrony środowiska, a jednocześnie pewność, że nie będzie musiała płacić kar w razie kontroli inspekcji ochrony środowiska, ze względu na przeniesienie odpowiedzialności na usługodawcę. Dostawca usługi, ze względu na znajomość organizacji, prowadzi analizę ryzyk środowiskowych dla klienta i zarządza nimi na bieżąco w celu minimalizacji wydatków finansowych firmy związanych ze zmianą przepisów prawa krajowego i wspólnotowego. Takie rozwiązanie w przypadku zlecania na zewnątrz jednostkowych zadań wybranym dostawcom jest praktycznie niewykonalne.
 
Zakres outsourcingu środowiskowego
Po przeprowadzeniu strategicznej oceny przedrealizacyjnej projektu, w wyniku której w firmie ma zostać wprowadzone rozwiązanie w postaci outsourcingu środowiskowego, następnym etapem jest sprecyzowanie, jakiego rodzaju pracę zamierzamy zlecić na ze­wnątrz. W ochronie środowiska występują najczęściej dwa rozwiązania związane z zakresem dostarczanej usługi. Jest to całkowity lub częściowy outsourcing środowiskowy. Pierwszy z nich polega na przejęciu przez dostawcę całości obowiązków i odpowiedzialności związanych z wymaganiami wynikającymi z przepisów ochrony środowiska. Rozwiązanie to dedykowane jest przede wszystkim małym i średnim firmom, które ze względu na rodzaj prowadzonej działalności w swojej organizacji nie stworzyły odrębnej komórki ds. ochrony środowiska. Za wszystkie obowiązki wynikające z przepisów ochrony środowiska dotychczas odpowiadała osoba, która jednocześnie zajmowała się innymi zadaniami w zakładzie (np. kierownik zakładu, kierownik utrzymania ruchu, specjalista ds. BHP, księgowość). Z kolei częściowy outsourcing środowiskowydotyczy zlecenia części obowiązków w zakresie np. naliczania opłat związanych z korzystaniem ze środowiska, przygotowania dokumentacji niezbędnej do wydania decyzji środowiskowych (pozwoleń, zezwoleń, kart informacyjnych przedsięwzięcia, raportów oddziaływania na środowisko), wykonywania pomiarów, wsparcia prawnego i merytorycznego działań związanych z prowadzonymi inwestycjami oraz obliczania i opracowania dokumentacji na etapie inwestycyjnym. Przeznaczony jest on przede wszystkim dla dużych firm (np. posiadających instalację wymagającą uzyskania pozwolenia zintegrowanego), które ze względu na rodzaj prowadzonej działalności w swojej organizacji stworzyły odrębną komórkę zajmującą się ochroną środowiska. Takie rozwiązanie w odróżnieniu od powszechnego na rynku zatrudniania indywidualnych firm konsultingowych do zadań jednostkowych, zapewnia odpowiednią jakości świadczonych usług (sprawdzony i wiarygodny partner). W przypadku wykonywania dokumentacji środowiskowych dostawca outsourcingu posiada wiedzę o organizacji, procesach prowadzonych w instalacji, a przez to realizuje wyznaczone zadania bez zadawania zbędnych pytań i poznawania sposobu działania oraz wpływu na środowisko tej instalacji. W konsekwencji oszczędza to sporo czasu. Firmy są powiadamiane o zmianach w prawie wpływającym na funkcjonowanie instalacji lub o konieczności przygotowania się do inwestycji ze względu na zmiany w przepisach. Do niewątpliwie korzystnych aspektów należy również wykonywanie pomiarów środowiskowych (emisji zanieczyszczeń do powietrza lub oddziaływania akustycznego, analizy ścieków lub zanieczyszczenia gleb) przez jednego dostawcę usługi, co zapewnia najwyższą wiarygodność i dokładność wykonywanych pomiarów oraz analiz. Ważne jest również to, że ze względu na długofalową współpracę i znajomość sposobu działania, a także preferowanych kierunków rozwoju obszarów outsourcingu środowiskowego, dostawca usługi jest w stanie przygotować analizę ryzyk środowiskowych dla klienta i zarządzać nimi w celu minimalizacji wydatków finansowych firmy.
 
Definiowanie potrzeb i celów
Menedżerowie zbyt często nie doceniają tego, jak ważne jest określenie potrzeb organizacji jeszcze przed rozpo­częciem rozmów z potencjalnymi dostawcami. Jeśli nie są one zdefiniowane już na etapie zbierania ofert, wówczas istnieje spore ryzyko, że firma nie będzie w stanie wynegocjo­wać dobrych warunków współpracy. Dostawcy outsourcingu, którzy dostrzegli, że potencjalny klient nie określił swoich potrzeb, mogą proponować swoje warunki współpracy. W takim przypadku zwiększa się prawdopodobieństwo, że mogą nieprecyzyjnie lub błędnie zdefiniować te potrzeby, nie znając realiów organizacji, a co za tym idzie, usługa outsourcingu środowiskowego może okazać się nietrafionym rozwiązaniem. Taka organizacja sama powinna zdefiniować swoje cele (przeprowadzenie kompletnej analizy potrzeb jest kluczowym elementem przy wyborze oferty dostawcy). Na etapie rozmów z wybranym dostawcą usługi outsourcingowej, po stwierdzeniu rozbieżności między analizą potrzeb firmy a tym, co proponuje dostawca usługi, można przeprowadzić porównanie opracowanej przez firmę analizy z tym, co ma nam do zaproponowania wybrany przez nas dostawca. W efekcie podejmujemy świadomą, optymalną dla nas decyzję.
 
Wybór dostawcy
Przy wyborze dostawcy outsourcingu nie należy oceniać firm przy użyciu tylko jednego kry­terium, które najczęściej stanowi cena.  

Przy wyborze dostawcy outsourcingu nie należy oceniać firm przy użyciu tylko jednego kry­terium, które najczęściej stanowi cena.

 To podstawowy błąd, który może wynikać z przeprowadzonej analizy związanej z porównaniem kosztów zatrudnienia pracownika na etat w firmie z kosztami zlecenia obsługi środowiskowej firmie dostarczającej rozwiązanie w postaci outsourcingu środowiskowego. Niestety, mało prawdopodobne jest, zresztą nie tylko w tym obszarze działalności, że najtańszy dostawca oferuje wysokiej jakości usługi (chyba że jest liderem branży i ma znakomitą reputację). Warto zatem sprawdzić referencje dostawcy outsourcingu, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy obsługiwał podobne firmy oraz opinii jego klientów. W przypadku podpisania umowy z nierzetelnym, niesprawdzonym dostawcą, może okazać się, że koszty współpracy są znacznie wyższe niż cena zawarta w umowie. Odbiorca otrzymuje usługę niskiej jako­ści, co może doprowadzić do rozwiązania umowy i szukania nowego dostawcy. Konsekwencje mogą dotyczyć zarówno obszaru finansowego, czyli konieczności poniesienia kosztów, które zostały uwzględnione w umowie w przypadku jej rozwiązania, jak i straty czasu przeznaczonego na nieudaną współpracę z takim dostawcą. Ze względu na charakter długofalowej usługi opartej na zasadach wzajemnego zaufania i partnerstwa, kryterium, które powinno być kluczowe przy wyborze dostawcy to zakres usługi. Dzięki temu zyskamy odpowiedzi na pytania: czy chodzi o ten sam kierunek, jaki wcześniej firma zdefiniowała, i czy np. nie będzie świadczonych więcej usług niż firma potrzebuje, czego poniesie koszty. Bardzo istotna jest też jakość, a podstawowym czynnikiem powinno być uzyskanie informacji dotyczącej tego, w jaki sposób dostawca zagwarantuje poziom swoich usług, czy ma wypracowane sposoby na dostawę usług o oczekiwanej przez zamawiającego jakości oraz reputacja, której potwierdzeniem są m.in. rekomendacje dostawcy usługi. Firma, która oferuje outsourcing środowiskowy, powinna przedstawić referencje obrazujące jej dotychczasową współpracę, w tym zakresie z innymi przedsiębiorstwami. Przy wyborze dostawcy liczy się też doświadczenie, którego miarą powinna być odpowiedź na pytania: jak długo dostawca usługi jest na rynku, czy może potwierdzić współpracę z dziesiątką, setką a może tysiącem klientów, a także czy świadczy usługi dla firm z tej samej branży? Po dokonaniu analizy powyższych kryteriów, oczywiście oceniamy też proponowane ceny.
Rozpoczynając relację z nowym partnerem biznesowym, który zapewni outsourcing środowiskowy, szanse sukcesu można zwiększyć, jeśli partnerzy będą dążyć do osiągnięcia wspólnego sukcesu. Próbując „wycisnąć” z dostawcy najniższą cenę, możemy doprowadzić do sytuacji, kiedy „korzyści na papierze” nie będziemy w stanie wyegzekwować po podpisaniu umowy. Mając na uwadze to, że outsourcing środowiskowy jest rozwiązaniem długofalowym, opartym na zaufaniu i współpracy w biznesie, warto tak prowadzić negocjacje, aby na samym początku współpracy zbudować solidne podstawy dobrego partnerstwa.
 
Mając na uwadze to, że outsourcing środowiskowy jest rozwiązaniem długofalowym, opartym na zaufaniu i współpracy w biznesie, warto tak prowadzić negocjacje, aby na samym początku współpracy zbudować solidne podstawy dobrego partnerstwa.
 
Jest to możliwe tylko wtedy, jeśli negocjacje kończą się zawarciem kontraktu zapewniającego obustronną wygraną, gdy każda ze stron wynegocjowała te parametry, na których jej najbardziej zależało, jednocześnie osiągając kompromis w innych dziedzinach.
 
Po pierwsze: cierpliwość
Pojawienie się nowej firmy w organizacji i faza inicjacji projektu mają na celu przeniesienie pracy w określonym zakresie do dostawcy usługi. Ten etap bardzo często może przebiegać chaotycznie. Pojawiają się zatem pytania, czy dobrze wybraliśmy dostawcę. Z oferty, umowy lub uzgodnień wstępnych wynikało, że ten etap będzie realizowany w sposób poukładany, skoordynowany i harmonijny. Dostawca zapewnia, że ma wypracowane procedury przejmowania obowiązków od samego początku współpracy, a rzeczywistość czasami okazuje się zupełnie inna. Rozbieżności mogą bardzo destrukcyjnie wpłynąć na relacje pomiędzy stronami na etapie inicjalnej fazy wdrażania outsourcingu środowiskowego.
Firmy, które wprowadzały w swojej organizacji outsourcing dla różnego typu obszarów (IT, księgowość, HR, utrzymanie czystości), wiedzą, że na początku można się spodziewać takich sytuacji. Stanowi to część przedsięwzięcia outsourcingowego. Warto wykazać się jednak cierpliwością, aby nie popełnić błędu zbyt pochopnego rozwiązania umowy na etapie inicjacji. Potrzebna jest elastyczność, bo dwie organizacje, które wcześniej nie współpracowały ze sobą, łą­czą siły, aby stworzyć coś, co umożliwi osiągnięcie zakładanego celu w określonej perspektywie czasowej, poprzez uwolnienie zasobów i zniwelowanie ryzyk, a także uzyskanie przewagi nad konkurencją. Dlatego należy zaakceptować fakt, że na początku występują tarcia bądź pojawiają się pewne niejasności. Wspólne problemy można rozwiązywać tak, żeby budować jak najlepsze relacje między dostawcą a usługobiorcą.
Mierzenie efektywności i jakości procesów wchodzących w skład wdrażanej usługi outsourcingu środowiskowego jest kwestią bardzo ważną. Dobrze zdefiniowane i obu­stronnie zaakceptowane miary na etapie negocjacji i podpisanej umowy są niezbędne do oceniania stanu realizacji usługi i rzutują na późniejsze re­lacje biznesowe. Dokonując pomiarów, dostawca i odbiorca usług nie powinni opierać się na subiektywnych obserwacjach, które mogą być mylne w określonych sytuacjach. Poza tym nierzadko dopiero miary stosowane przez od­powiednio długi czas dają podstawę do porównań i materiał do dalszej pracy nad usługą.
Miary powinny być: proste (niewymagające wnikliwej analizy), konkretne (aby obie strony rozumiały sens i zakres miary) oraz adekwatne (odpowiadające usłudze, która jest przedmiotem miary). Na tym etapie (nie zaś w fazie inicjalnej projektu) należy oceniać dostawcę na postawie odpowiednio zdefiniowanych miar.
 
Odpowiednia strategia wyjścia
Przed podpisaniem umowy i rozpoczęciem długofalowej współpracy należy założyć, że mogą wystąpić problemy, które zmuszą organizację do wypowiedzenia umowy zawartej z dostawcą outsourcingu środowiskowego. Dobrze jest więc określić ryzyka. Jeden z elementów przemyślanego wdrażania outsourcingu środowiskowego to gotowa strategia wyjścia, przygotowana już w chwili, kiedy podpisujemy umowę. Trudno przewidzieć, co może wydarzyć się w trakcie współpracy. Mogą zaistnieć nietypowe okoliczności, które uniemożliwią dostawcy wykonywanie zlecanych zadań albo inne, które doprowadzą do tego, że nie zechcemy dłużej współpracować z taką firmą. W takich przypadkach niezbędny jest plan wyjścia, który da się nie­zwłocznie wprowadzić w życie i nie będzie kosztowny dla organizacji. Należy oszacować czy koszty wyjścia nie przewyższą kosztów całego projektu i czy nie zdominują one korzyści, które świadczyć miały o przewadze tego rozwiązania nad innym. Analizując ryzyka podczas przygotowywania strategii wyjścia, powinniśmy założyć, że w razie kłopotów nasz dostawca outsourcingu bę­dzie np. zbyt pochłonięty ratowaniem swojej firmy, aby dbać o nasze potrzeby.
Outsourcing środowiskowy to proces, który wymaga nieustanego dopracowywania. Zawsze można coś zrobić, żeby było lepiej. Świadomość tego jest warun­kiem powodzenia takiego projektu.  

Outsourcing środowiskowy to proces, który wymaga nieustanego dopracowywania. Zawsze można coś zrobić, żeby było lepiej. Świadomość tego jest warun­kiem powodzenia takiego projektu.

 Narzędziami do ulepszania procesu outsourcingu środowiskowego są odpowiednie parametry miar zdefiniowane przez dostawcę i odbiorcę usługi. Stosowane w trakcie współpracy przez długi czas zapewniają bazę do doskonalenia procesu. Jednocześnie ważnym elementem dla całego projektu, szczególnie w fazie realizacji, jest zaangażowanie zarządzających. Postawa kadry kierowniczej stanowi sygnał dla po­zostałych pracowników do dążenia w kierunku ulepszania procesu, zwłaszcza kiedy wydaje się, że wszystko, co najtrudniejsze, już minęło. Outsourcing nie jest „widowiskiem”, nie wystarczy przyglądać się. Jeśli kierownictwo organizacji chce opanować realizację tego procesu do mistrzostwa i zmaksymalizować korzyści, musi niekiedy „zakasać rękawy” i zejść do poziomu szczegółów.