Inwestycje infrastrukturalne w Europie wchodzą w kolejny intensywny okres realizacji. W całej Unii Europejskiej planowane lub budowane są przy wsparciu środków europejskich duże korytarze transportowe, drogi ekspresowe, drogi gminne, sieci wody pitnej, systemy kanalizacyjne oraz oczyszczalnie ścieków.

Dla gmin, przedsiębiorstw użyteczności publicznej, publicznych zarządców infrastruktury oraz firm budowlanych możliwości są znaczące. Fundusze UE na drogi oraz inwestycje w infrastrukturę wodno-kanalizacyjną umożliwiają realizację projektów, które w przeciwnym razie mogłyby zostać odłożone w czasie lub sfinansowane w całości z budżetów krajowych albo lokalnych. Jednocześnie otrzymanie decyzji o przyznaniu dofinansowania nie oznacza, że finansowanie jest automatycznie zabezpieczone aż do zakończenia projektu.

Beneficjenci projektów współfinansowanych ze środków UE muszą stale wykazywać, że wydatki są kwalifikowalne, niezbędne, prawidłowo obliczone, właściwie udokumentowane oraz powiązane z zatwierdzoną inwestycją. Droga może zostać fizycznie ukończona i oddana do ruchu, a oczyszczalnia ścieków może już działać, podczas gdy poszczególne koszty nadal mogą zostać zakwestionowane przez instytucję zarządzającą lub audytora.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku wydatków osobowych. Niewłaściwie prowadzone ewidencje czasu pracy pracowników, karty czasu pracy sporządzane wstecz, nakładające się godziny lub niewystarczająca dokumentacja mogą skutkować wyłączeniem kosztów z wniosku o płatność, a w poważniejszych przypadkach stwarzać ryzyko zwrotu dofinansowania.

Elektroniczna dokumentacja czasu pracy powinna być zatem traktowana nie tylko jako funkcja HR, lecz również jako część systemu kontroli finansowej projektu infrastrukturalnego finansowanego ze środków UE.

Siedem przykładów pokazujących skalę portfela inwestycyjnego

Obecny portfel projektów europejskich i polskich pokazuje, dlaczego rzetelna dokumentacja projektowa staje się coraz ważniejsza.

1. Rail Baltica

Rail Baltica jest jednym z największych transgranicznych projektów infrastruktury transportowej w Europie. Nowa linia kolejowa o standardowym europejskim rozstawie torów ma połączyć Estonię, Łotwę i Litwę z Polską oraz pozostałą częścią europejskiej sieci kolejowej.

Projekt jest realizowany przez wiele organizacji krajowych, wykonawców, w ramach różnych pakietów projektowych oraz umów o dofinansowanie z UE. W październiku 2025 r. podpisano dodatkową umowę o dofinansowanie z instrumentu „Łącząc Europę” o wartości 295,5 mln euro, przeznaczoną na roboty budowlane i działania związane z wdrożeniem technicznym w państwach bałtyckich.

Ta złożoność pokazuje istotne zagadnienie związane ze zgodnością. Pracownicy i zewnętrzni specjaliści mogą wykonywać pracę w ramach różnych umów, pakietów roboczych lub umów o dofinansowanie. Dlatego kluczowe staje się ustalenie, który projekt skorzystał z określonego działania oraz które źródło finansowania zostało obciążone związanym z nim wydatkiem.

2. Portfel transportowy Connecting Europe Facility na 2026 r.

W czerwcu 2026 r. Komisja Europejska uruchomiła nabory Connecting Europe Facility Transport na 2026 r., przeznaczając 1,1 mld euro na nową i modernizowaną europejską infrastrukturę transportową. Termin składania wniosków upływa 6 października 2026 r. Program obejmuje między innymi infrastrukturę kolejową, odporne połączenia TEN-T, cyfryzację transportu oraz mobilność wojskową.

Te przyszłe projekty wygenerują wieloletnią pracę dla inżynierów, kierowników projektów, konsultantów technicznych, instytucji oraz wykonawców. Skuteczni wnioskodawcy będą zatem potrzebować nie tylko dobrych planów technicznych, lecz również systemów administracyjnych pozwalających wykazać, w jaki sposób poniesiono wydatki projektowe.

3. S10 Bydgoszcz–Toruń

W Polsce przeznaczono 750 mln zł środków europejskich na budowę ponad 50 kilometrów drogi ekspresowej S10 pomiędzy Bydgoszczą a Toruniem.

Projekt stanowi dobry przykład różnych rodzajów pracy występujących przy dużych inwestycjach infrastrukturalnych. Beneficjent może zatrudniać własnych inżynierów, specjalistów finansowych i kierowników projektów, podczas gdy zewnętrzni konsultanci świadczą usługi techniczne, a główny wykonawca zatrudnia brygady budowlane.

Dokumentacja wymagana dla tych grup nie musi być taka sama. Wewnętrzne koszty wynagrodzeń mogą zależeć od udokumentowanego zaangażowania w projekt, podczas gdy wydatki budowlane są zwykle potwierdzane przede wszystkim poprzez proces zamówień, umowę budowlaną, obmiar wykonanych robót, certyfikaty i faktury.

4. Północna Śródmiejska Obwodnica Bielska-Białej

Umowę o finansowaniu Północnej Śródmiejskiej Obwodnicy Bielska-Białej podpisano 3 lipca 2026 r. Całkowita wartość projektu wynosi około 593,6 mln zł, z czego 320 mln zł stanowi wsparcie europejskie, a realizacja jest planowana do końca 2029 r.

Wieloletni projekt miejski tego typu może angażować urzędników miejskich, zespoły ds. zamówień, inżynierów, zewnętrznych konsultantów oraz wykonawców budowlanych. Personel może zmieniać się w trakcie realizacji, umowy mogą być modyfikowane, a jednocześnie przygotowywane mogą być dziesiątki wniosków o płatność.

Dlatego ciągłość dokumentacji jest szczególnie ważna. Dowody projektowe powinny przetrwać zmiany kadrowe i pozostać zrozumiałe nawet wiele lat po tym, gdy dany pracownik wykonał określoną pracę.

5. A2 Siedlce–Biała Podlaska

Kolejną istotną polską inwestycją drogową jest budowa ponad 63 kilometrów autostrady A2 pomiędzy Siedlcami a Białą Podlaską. Inwestycja jest wspierana kwotą około 765 mln zł z Funduszy Europejskich w ramach FEnIKS.

Duże organizacje drogowe często zarządzają kilkoma projektami jednocześnie. Ten sam inżynier, specjalista ds. zamówień lub kontroler finansowy może w ciągu jednego miesiąca pracować przy wielu inwestycjach.

Właśnie tutaj wiarygodna rejestracja czasu pracy staje się istotna. Jeżeli koszty personelu są przypisywane do poszczególnych projektów UE, organizacja musi być w stanie wykazać, jaki czas pracy należał do którego projektu, oraz zapobiec dwukrotnemu przypisaniu tych samych godzin.

6. Polski portfel projektów wodno-kanalizacyjnych FEnIKS

To samo wyzwanie występuje w sektorze wodnym. Do marca 2026 r. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej podpisał 57 umów o wartości około 2,6 mld zł wsparcia europejskiego na projekty wodno-kanalizacyjne. Całkowity budżet FEnIKS dla odpowiedniego działania dotyczącego gospodarki wodno-kanalizacyjnej wynosi około 4 mld zł.

W przeciwieństwie do pojedynczego krajowego megaprojektu, te inwestycje w infrastrukturę wodno-kanalizacyjną są rozproszone pomiędzy wiele gmin i przedsiębiorstw użyteczności publicznej. Każdy beneficjent musi zatem utrzymywać własne procesy zamówień, księgowości, płac oraz dokumentacji projektowej.

7. KPOŚK i przyszłe inwestycje ściekowe w Polsce

Polski KPOŚK – Krajowy Program Oczyszczania Ścieków Komunalnych, czyli National Municipal Wastewater Treatment Programme,  stanowi szersze ramy planistyczne dla komunalnej infrastruktury ściekowej wymaganej do spełnienia przez Polskę obowiązków wynikających z unijnych przepisów dotyczących ścieków.

Obecna szósta aktualizacja obejmuje 1 524 aglomeracje. Wskazuje planowaną budowę ponad 8 000 kilometrów sieci kanalizacyjnej, modernizację ponad 3 000 kilometrów, 60 nowych oczyszczalni ścieków oraz setki inwestycji w istniejących oczyszczalniach. Szacowane potrzeby inwestycyjne wykazane w programie wynoszą około 28,7 mld zł, przy czym planowane efekty środowiskowe mają zostać zasadniczo osiągnięte do końca 2027 r.

Wraz z FEnIKS oraz, w innych sektorach infrastruktury, polskim KPO – Krajowym Planem Odbudowy i Zwiększania Odporności – pokazuje to skalę europejskich i związanych z UE inwestycji realizowanych obecnie w Polsce. Polski KPO obejmuje również duże inwestycje transportowe i wykorzystuje inną strukturę realizacji oraz kamieni milowych niż standardowe fundusze Polityki Spójności.

Finansowanie UE tworzy obowiązek dokumentacyjny, a nie tylko obowiązek budowlany

Dla beneficjenta finansowanego ze środków UE budowa infrastruktury jest tylko jedną częścią skutecznej realizacji projektu. Drugą jest wykazanie kwalifikowalności wydatków.

Beneficjent musi być w stanie wykazać, że zadeklarowane wydatki dotyczą zatwierdzonego projektu, mieszczą się w odpowiednim okresie kwalifikowalności, są zgodne z właściwą metodologią kosztową oraz są poparte dowodami.

To sprawia, że księgowość projektów finansowanych ze środków UE jest bardziej wymagająca niż samo ujmowanie faktur w księdze głównej. Dokumentacja finansowa musi być możliwa do powiązania z umowami, listami płac, dokumentacją zamówień, działaniami projektowymi oraz, tam gdzie ma to zastosowanie, informacjami o czasie pracy.

W zależności od programu beneficjenci mogą również korzystać z krajowych systemów elektronicznych lub systemu LSI używanego przez właściwą instytucję zarządzającą do składania wniosków lub administrowania programem. Kluczowe jest to, aby wewnętrzne rejestry beneficjenta umożliwiały potwierdzenie informacji, które ostatecznie są raportowane za pośrednictwem odpowiednich systemów programowych.

Celem jest ciągła ścieżka audytowa od wykonanego działania do kosztu zadeklarowanego do refundacji.

Jakie kryteria mają zastosowanie do ewidencji czasu pracy?

Nie istnieje uniwersalna zasada UE wymagająca od każdej osoby pracującej na budowie finansowanej przez UE składania karty czasu pracy.

Pierwszym pytaniem jest to, kto zatrudnia daną osobę i w jaki sposób rozliczany jest koszt.

Pracownicy beneficjenta

Do tej grupy mogą należeć:

  • kierownicy projektów;
  • inżynierowie zatrudnieni wewnętrznie;
  • specjaliści ds. zamówień;
  • pracownicy finansowi;
  • eksperci środowiskowi;
  • menedżerowie kontraktów.

Jeżeli ich rzeczywiste wynagrodzenia są przypisywane do projektu zgodnie z zakresem wykonanej pracy projektowej, wiarygodne ewidencje czasu pracy pracowników mogą stanowić ważną część dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalną kwotę.

Wiarygodny zapis powinien zwykle wskazywać pracownika, projekt lub centrum kosztów, okres sprawozdawczy, datę lub okres pracy, ilość czasu oraz wykonane działanie. Powinien również zawierać odpowiedni proces potwierdzania i zatwierdzania.

Celem tych ewidencji czasu i obecności nie jest wyłącznie wykazanie, że pracownik był obecny w pracy. Istotną kwestią dla finansowania UE jest to, czy opłacony czas pracy pracownika może zostać powiązany z działaniem, którego koszt jest deklarowany.

Konsultanci zewnętrzni

Konsultanci zewnętrzni mogą być opłacani według stawki godzinowej lub dziennej, za osiągnięcie kamieni milowych albo na podstawie umowy o stałej cenie.

Jeżeli płatność opiera się na liczbie godzin, wiarygodna ewidencja czasu staje się bezpośrednio istotna dla weryfikacji faktury. Beneficjent powinien być w stanie ustalić, jaka praca została wykonana, kiedy została wykonana oraz czy zafakturowane godziny zostały zatwierdzone.

Jeżeli konsultant otrzymuje stałą kwotę za zaakceptowany projekt techniczny lub inny rezultat, szczegółowe zapisy czasu mogą mieć mniejsze znaczenie, ponieważ podstawowymi dowodami stają się umowa, rezultat oraz dokumenty odbioru.

Wykonawcy budowlani

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku brygad budowlanych zatrudnianych przez głównego wykonawcę lub podwykonawcę.

W standardowej umowie o stałej cenie lub rozliczanej według ilości robót beneficjent zasadniczo nie deklaruje oddzielnie wynagrodzenia każdego pracownika drogowego czy montera rur. Wydatki budowlane są natomiast dokumentowane poprzez dokumentację zamówienia, podpisaną umowę, pomiary, dokumentację budowy, certyfikaty inżyniera, faktury oraz zapisy płatności.

Mimo to wymogi audytowe wobec wykonawców mogą powodować, że dowody dotyczące czasu pracy będą istotne w określonych sytuacjach, na przykład gdy dodatkowe prace są opłacane według stawki godzinowej, konsultanci lub kluczowy personel są rozliczani według czasu, obowiązki dotyczące obsady stanowią część przetargu albo instytucja bada, czy zafakturowane usługi zostały faktycznie wykonane.

Kluczową zasadą jest zatem proporcjonalność: rodzaj dokumentacji powinien odpowiadać sposobowi, w jaki wydatek powstaje i jest rozliczany.

Co sprawia, że dokumentacja czasu pracy jest wiarygodna?

Dobry system ewidencji czasu pracy powinien tworzyć informacje możliwie blisko momentu wykonywania pracy, zamiast odtwarzać je kilka miesięcy później.

Jako praktyczne minimum zapisy powinny być przypisane do konkretnego pracownika, powiązane z właściwym projektem i działaniem, zgodne z listą płac i nieobecnościami, odpowiednio zatwierdzone oraz chronione przed nieudokumentowaną zmianą.

Na przykład wpis:

„Projekt UE – 8 godzin”

dostarcza bardzo niewiele informacji.

Bardziej użyteczny zapis wskazywałby działania takie jak:

„S10 – przegląd świadectwa płatności wykonawcy nr 8 – 3 godziny”

lub:

„Projekt ściekowy – przegląd techniczny przepompowni PS-04 – 2,5 godziny.”

Celem nie jest tworzenie zbędnych opisów każdej minuty dnia. Chodzi o stworzenie wystarczającej ilości informacji, aby ustanowić wiarygodny związek między czasem pracy a kwalifikowalnym działaniem projektowym.

Dlaczego system ewidencji czasu i obecności jest prostym rozwiązaniem w zakresie zgodności

Cyfrowy system ewidencji czasu i obecności może przekształcić dokumentowanie czasu pracy z retrospektywnego obowiązku administracyjnego w zwykły proces zarządzania projektem.

Dzięki elektronicznemu śledzeniu czasu i obecności pracownicy mogą rejestrować swoją pracę projektową codziennie lub co tydzień. Aplikacja do ewidencji czasu i obecności może wyświetlać wyłącznie autoryzowane numery projektów lub zadania, podczas gdy odpowiednie oprogramowanie może automatycznie porównywać wpisy z przydziałem pracowników, urlopami, zwolnieniami chorobowymi oraz całkowitym czasem pracy.

Zapewnia to kilka praktycznych zabezpieczeń.

Po pierwsze, system może uniemożliwić pracownikowi przypisanie tych samych godzin do dwóch różnych projektów UE. Po drugie, może zidentyfikować czas pracy zarejestrowany podczas urlopu lub poza okresem kwalifikowalności projektu. Po trzecie, może ustanowić jasny proces zatwierdzania, w którym pracownik składa zapis, a upoważniony przełożony go sprawdza.

W przypadku wykonawców dokumentacja elektroniczna może wykraczać poza indywidualne karty czasu pracy i obejmować cyfrowe zarządzanie brygadami budowlanymi. Remato, na przykład, oferuje rozwiązanie do ewidencji czasu pracy przeznaczone dla branży budowlanej, które może łączyć godziny pracy z pracownikami, projektami i zadaniami, a także funkcje takie jak karty czasu pracy, informacje o obecności, zdjęcia z placu budowy i zarządzanie brygadami.