Audyt recyklera to potoczna nazwa zewnętrznego audytu przedsiębiorców wystawiających dokumenty DPR/DPO/EDPR/EDPO. Stanowi on obowiązek prawny dla firm prowadzących recykling, eksport lub wewnątrzwspólnotową dostawę odpadów opakowaniowych. Wymagania dotyczące audytu opisane są szczegółowo w ustawie o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi z 13 czerwca 2013 r. (oraz w dedykowanym rozporządzeniu w sprawie rocznego audytu z dnia 29 grudnia 2015 r.).

Rok 2016 był pierwszym rokiem obowiązywania audytu recyklera, który należało przeprowadzić do końca kwietnia 2017 r. Według danych Polskiego Forum ISO 14000 około 260 firm zrealizowało tego rodzaju audyt. Natomiast obowiązkowi jego przeprowadzenia w Polsce podlega około 400 podmiotów.  Nowelizacja ustawy, która wejdzie w życie 1 stycznia 2018 r. może jednak wpłynąć na wzrost liczby realizowanych audytów, gdyż wprowadza dedykowane sankcje i kary za jego niewykonanie.

Biorąc pod uwagę doświadczenia jako akredytowanego weryfikatora środowiskowego z pierwszego roku funkcjonowania audytów, możemy zdefiniować spostrzeżenia naszych audytorów. Mieli oni możliwość przeprowadzenia audytów zarówno u największych jak i u małych recyklerów w Polsce (łącznie ok. 25% firm, które przystąpiły do audytu za 2016 r.).  W ten sposób powstała lista wniosków i wskazówek, które pozwolą przedsiębiorcom jak najlepiej przygotować się do kolejnych audytów.

Jak się przygotować do audytu recyklera?

Przede wszystkim, wszyscy akredytowani weryfikatorzy uprawnieni do prowadzenia audytów będą wymagali informacji wstępnych niezbędnych do oszacowania czasu trwania audytu. Im więcej danych podamy we wniosku tym łatwiej i szybciej weryfikator środowiskowy będzie w stanie zdefiniować potrzebny czas.

Kluczowe informacje do określenia czasu to:

1. Rodzaj stosowanej technologii:
   • Brak technologii (w przypadku eksportu odpadów)
   • Prosta metoda mechaniczna (rozdrabnianie, naprawa)
   • Zaawansowana technologia (np. regranulacja lub produkcja papieru z makulatury)
   • Metoda termiczna (np. topienie lub procesy spalania)
2. Liczba lokalizacji, w których odbywa się przetwarzanie odpadów
3. Liczba dokumentów potwierdzających recykling/odzysk, czyli DPR, DPO, EDPR lub EDPO wraz z dokumentami powiązanymi.

W przypadku dokumentacji są jeszcze dwa ważne czynniki, które mają wpływ na kalkulacje czasu i koszt audytu:

• pochodzenie odpadów,
• posiadanie przez firmę elektronicznych wykazów (najlepiej, aby wykazywały powiązanie pomiędzy wszystkimi niezbędnymi do audytu dokumentami).

Obowiązkiem audytora jest weryfikacja zgodności kompletu dokumentów – a nie tylko jednego z nich (np. tylko DPR). W związku z tym każdy recykler powinien dysponować pełną dokumentacją: DPR, KPO do tego DPR oraz FV do KPO. Przygotowanie takiego elektronicznego zestawienia znacznie przyspieszy pracę audytorów i wpłynie na zmniejszenie czasu audytu. Warto zatem już na etapie składania wniosku o przeprowadzenie audytu zadeklarować możliwość przygotowania takiego zestawienia. Większość weryfikatorów posiada już przygotowane wzorce takich formularzy lub wewnętrzne bazy danych.

9 rodzajów dokumentów, które warto przygotować:

1. Sprawozdania, decyzje w zakresie odpadów opakowaniowych.
2. Komplet dokumentów DPR/KPO/FV.
3. Dokumentacja potwierdzająca wydajność, możliwości techniczne głównych urządzeń lub instalacji (DTR, instrukcje technologiczne, zamówienia na zakup urządzenia, protokoły odbioru, karty katalogowe a także raporty produkcyjne, książki serwisowe).
4. Wykazy środków trwałych lub inne dokumenty potwierdzające zakup lub dzierżawę urządzeń.
5. W przypadku dokumentów DPR potwierdzających recykling odpadów pochodzących wyłącznie z gospodarstw domowych warto mieć przygotowane potwierdzenia, że podmiot wnioskujący o taki dokument był upoważniony do wnioskowania zgodnie z art 23 ust. 5 ustawy opakowaniowej.
6. Decyzje i zezwolenia swoich dostawców.
7. FV lub rejestry zużycia mediów, które są powiązane z procesem przetwarzania.
8. Legalizacja wagi lub/i inne dokumenty potwierdzające weryfikację procesu ważenia.
9. Dokumenty wskazujące liczbę osób zatrudnionych w danym roku audytowym.

5 rzeczy, które powinien zobaczyć audytor:

1. Urządzenia/instalacje do przetwarzania odpadów.
2. Miejsca magazynowania zgodne z decyzjami/zezwoleniami/pozwoleniami.
3. Właściwą powierzchnię do magazynowania odpadów oraz produktów/półproduktów – czyli powierzchnię adekwatną do ilości odpadów/produktów/półproduktów.
4. Metody identyfikacji i segregacji różnego rodzaju odpadów (np. kody 15 i 19), w tym wszystkie procedury wewnętrzne.
5. Środki transportu zewnętrznego i wewnętrznego – jeżeli są stosowane (wraz z umowami lub fakturami zakupu).

Poufność danych

W umowie dotyczącej przeprowadzenia audytu jest zapis o zachowaniu poufności. Jest to bardzo istotne zarówno dla akredytowanego weryfikatora środowiskowego jak i dla przedsiębiorcy.

Audytor podczas wizyty u recyklera musi zobaczyć m.in. dokumentację finansową, oraz inne dokumenty np. listę płac, umowy, bądź zobowiązania firmy – są to elementy niezbędne do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymaganiami prawnymi. Bez wglądu do tego typu poufnych informacji audytor może nie być w stanie ocenić zgodności prowadzonego procesu recyklingu lub odzysku. Należy jednak podkreślić, że weryfikator środowiskowy nie potrzebuje kopii tego rodzaju pism – jedynie możliwości wglądu i wprowadzenia nazwy dokumentu do sprawozdania.

Sprawozdanie z audytu zgodnie z wymaganiami prawnymi musi zawierać wykaz dokumentów, które audytor ocenił. Jest to istotne szczególnie w aspekcie poufności informacji. Żadne dodatkowe dokumenty nie powinny być załącznikiem do sprawozdania. Zgodnie z ustawą sprawozdanie jest przygotowywane w trzech egzemplarzach – dla klienta, dla Urzędu Marszałkowskiego oraz dla odpowiedniego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska.

Ustawodawca nie przewidział rozwiązania odnośnie dodatkowego dokumentu, który byłby potwierdzeniem przeprowadzenia audytu. Doświadczenia pokazuje, że taki dokument bywa przydatny w relacjach biznesowych, zwłaszcza z organizacjami odzysku. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest zwrócenie się do weryfikatora (już po przeprowadzonym audycie) o możliwość otrzymania oświadczenia potwierdzającego przeprowadzenie audytu. Tego typu dokument był stosowany w wielu przypadkach dla audytów za 2016 rok. Forma takiego oświadczenia powinna być bardzo ogólna. Wynika to z tego, że w ustawie nie ma także definicji wyniku audytu, jedynie odniesienie czy audyt został przeprowadzony.

Nieprawidłowości/uchybienia

Celem audytu jest ocena zgodności procesu przetwarzania oraz wystawionych dokumentów DPR/DPO/EDPR/EDPO. W trakcie audytu mogą być zidentyfikowane różne kwestie, które mogą mieć wpływ na powyższe dokumenty a nawet mogące być podstawą do zakwestionowania rzetelności lub wiarygodności danych zawartych w tych dokumentach. W takich przypadkach w sprawozdaniu muszą zostać zdefiniowane uchybienia/nieprawidłowości. Bardzo ważne jest, aby pamiętać o kilku ważnych zasadach:

– audytor musi zaproponować działanie do stwierdzonych uchybień, tzn. zasugerować czynności korygujące/naprawcze, natomiast zgodnie z wymaganiami ustawy nie może nakazać wykonania konkretnych działań – nakaz zastosowania działania leży w kompetencji Urzędu Marszałkowskiego lub Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska.

– recykler ma też prawo do odniesienia się do określonego uchybienia i zaproponowanego działania (w ciągu 14 dni od przesłanego wstępnego sprawozdania). Oznacza to, że może przekazać swój komentarz, który zostanie wpisany do sprawozdania. Komentarz może np. potwierdzać proponowane działanie, może również przedstawiać dowody na inną interpretację sytuacji, może także nie odnieść się w ogóle do uchybienia (brak komentarza czy wyjaśnienia).

Podsumowując akredytowany weryfikator środowiskowy definiuje i opisuje uchybienie, natomiast nie ingeruje co dalej z tym uchybieniem będzie się działo.

Doświadczenia i opisy sytuacji powyżej odnoszą się do audytów wykonanych za rok 2016 i będą miały przełożenie na audyty za rok 2017, które należy przeprowadzić do końca kwietnia 2018 roku. Od 1 stycznia 2018 roku wchodzą przepisy nowelizacji ustawy opakowaniowej, które doprecyzowują nie tylko wspomniane na wstępie kwestie sankcji za nie podejście do audytu, ale także sprawy związane z procesem wystawiania dokumentów DPR/DPO/EDPR/EDPO. Zastosowanie się do powyższych wskazówek pomoże lepiej zrozumieć podejście audytora podczas audytu, co w rezultacie pozwoli na jego sprawne i efektywne przeprowadzenie.

 

Michał Szydłowski
Audytor Wiodący, Lider Programu – Audyt Recyklera
DNVGL – Business Assurance

[email protected]

W celu przeprowadzenia audytu recyklera z DNV GL prosimy o przesłanie zapytania w postaci formularza kontaktowego lub bezpośredni kontakt telefoniczny.