(Bez)błędne zarządzanie środowiskowe

Systemy zarządzania środowiskowego, zarówno sformalizowane (np. wg normy ISO 14001 lub Rozporządzenia EMAS), jak też niesformalizowane, przygotowywane na potrzeby organizacji przez nią samą, mają na celu sprecyzowanie i ułatwienie działań, które musi ona podjąć w obszarze wzajemnego oddziaływania ze środowiskiem.

System zarządzania środowiskowego funkcjonuje w każdej organizacji. W najprostszym przypadku jest to zbiór zasad dotyczących np. segregowania odpadów czy też wypełniania różnego rodzaju sprawozdań środowiskowych, wymaganych przez organy ochrony środowiska. Tego rodzaju systemy tworzone są zwykle w celu uporządkowania bieżących zadań, pojawiających się cyklicznie lub sporadycznie. Organizacje deklarujące dużą świadomość środowiskową korzystają często z innych rozwiązań – podejmują trud wdrażania i utrzymywania znormalizowanych systemów zarządzania, które sprawy środowiskowe obejmują znacznie szerzej. Służą one nie tylko rozwiązywaniu bieżących problemów, ale także stanowią podstawę budowania strategii środowiskowej. Wymagają one zdefiniowania celów środowiskowych, przygotowania programów ich realizacji i wdrożenia zaplanowanych działań. Okresowo należy także sprawdzać, czy te inicjatywy przynoszą spodziewany efekt i prowadzą do realizacji zakładanych celów. Ukoronowaniem i potwierdzeniem poprawnego działania systemu zarządzania środowiskowego jest przyznanie certyfikatu przez niezależną jednostkę certyfikacyjną (w systemie opartym o ISO 14001) bądź wpis do rejestru EMAS.

Z praktyki audytorskiej wynika, że posiadanie certyfikatu potwierdzającego wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego nie gwarantuje, że będzie on poprawnie funkcjonował w każdej organizacji.

O ile do audytu certyfikacyjnego organizacje zazwyczaj przygotowane są bardzo dobrze, dokumenty są na bieżąco uzupełniane, pracownicy mają wpojone zasady postępowania zgodnie z opracowanymi procedurami, zdefiniowane są cele środowiskowe i przygotowane ścieżki ich realizacji, o tyle podczas audytów nadzoru czy też audytów recertyfikacyjnych pojawiają się niezgodności. Bardzo często wynikają one z braku kontroli wewnętrznej nad systemem w samej organizacji oraz niewłaściwie funkcjonujących procedur.

 

Najczęściej występującym przykładem niewłaściwego działania procedur w organizacjach, które mają wdrożony i certyfikowany system zarządzania środowiskowego wg normy ISO 14001 jest niezgodność wynikająca z punktów 4.3.2. oraz 4.5.2 tej normy – wymagania prawne i inne oraz ocena zgodności. Wynika z nich, że organizacja musi zidentyfikować wszystkie wymagania prawne dotyczące jej aspektów środowiskowych oraz inne wymagania, do których przestrzegania się zobowiązuje, a także dokonywać okresowej oceny zgodności swojego funkcjonowania z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi (zagadnienia te powinny być sformalizowane w procedurze lub procedurach systemowych). Niejednokrotnie dochodzi do tego, że procedury dotyczące wymienionych zagadnień funkcjonują, ale efekt ich działania prowadzi do niezgodności. Kardynalnym błędem dotyczącym identyfikacji wymagań prawnych jest stworzenie listy wszystkich aktów prawnych obowiązujących w dziedzinie środowiska i przedstawienie jej jako wykazu wymagań prawnych, związanych z funkcjonowaniem środowiskowym organizacji. Szybko jednak okazuje się, że przedstawiciele organizacji nie są w stanie powiązać konkretnego wymagania, wynikającego z ustawy lub rozporządzenia z aspektami środowiskowymi. Wymagań prawnych, pochodzących z prawa wspólnotowego, krajowego i lokalnego jest mnóstwo i właściwie nie ma takiej organizacji, dla której wszystkie miałyby zastosowanie. Jednak bardzo często wszystkie (lub znaczna większość) widnieją w wykazie wymagań prawnych. Taki wykaz aktów prawnych, a nie wymogów prawnych w świetle punktu 4.3.2 normy ISO 14001 powinien w zasadzie stanowić dopiero podstawę do identyfikacji wymagań faktycznych. Musi zatem zostać wykonana rzetelna analiza, przeprowadzona przez osobę lub osoby doskonale znające nie tylko przepisy, ale także aspekty środowiskowe organizacji. I tylko te regulacje prawne, które mają znaczenie dla danej organizacji, winny znaleźć się w wykazie wymagań prawnych.

Równie często jak nadmiar aktów prawnych związanych z prawem środowiskowym występuje brak w wykazie wymagań prawnych wynikających z innych przepisów, niezwiązanych bezpośrednio ze środowiskiem, ale mających istotny wpływ na działalność środowiskową organizacji. Przykładem są regulacje dotyczące gospodarowania substancjami chemicznymi czy też transportu materiałów niebezpiecznych. Zapomina się także o różnego rodzaju przepisach prawa lokalnego, branżowych, korporacyjnych czy też zobowiązań wynikających z umów z klientami i dostawcami (takim wymogiem jest np. dopuszczalny stan i skład ścieków odprowadzanych do kanalizacji zewnętrznej, należącej do przedsiębiorstwa komunalnego, określony w umowie pomiędzy dwoma podmiotami). Te wszystkie niedoskonałości procesu identyfikacji wymagań prawnych powodują, że niejednokrotnie organizacja posiadająca wdrożony system zarządzania środowiskowego podczas kontroli organów ochrony środowiska zostaje ukarana administracyjną karą pieniężną, ponieważ nie zostały prawidłowo zidentyfikowane wszystkie ciążące na niej obowiązki lub wyciągnięto niewłaściwe wnioski z identyfikacji (osobną kwestią jest przestrzeganie procedur i instrukcji przez pracowników).

 

Jeśli natomiast weźmiemy pod uwagę okresową ocenę zgodności z wymaganiami prawnymi, określoną w punkcie 4.5.2 normy ISO 14001, to okazuje się, że często jest ona przeprowadzana zbyt rzadko. Przeważnie podczas przygotowań do audytu nadzoru lub recertyfikacyjnego, postępując zgodnie z opracowaną dla audytu certyfikacyjnego listą zagadnień do realizacji, sprawdza się, czy wszystkie punkty zostały wykonane. W celu spełnienia wymagań normy przeprowadza się taką ocenę zgodności tuż przed audytem. Niestety, mnogość pojawiających się przepisów i częstotliwość zmian obowiązującego prawa powoduje, że coroczna ocena zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi nie gwarantuje, że organizacja te wymagania spełniać będzie stale. Weźmy pod uwagę chociażby przepisy związane z gospodarką odpadami – tylko w 2010 r. ukazały się 32 polskie akty prawne dotyczące tej dziedziny środowiska (24 w Dzienniku Ustaw i osiem w Monitorze Polskim). W większości były to różnego rodzaju rozporządzenia dotyczące funkcjonowania ściśle określonych grup przedsiębiorstw. Jednak m.in. dwukrotnie w 2010 r. (w styczniu i we wrześniu) zmieniła się ustawa o odpadach – akt prawny, z którego wynikają określone obowiązki dla wszystkich podmiotów. Prawidłowo przeprowadzona ocena zgodności powinna wykazać, czy z wprowadzonych w nowelizacji zmian wynikają jakiekolwiek konsekwencje dla funkcjonowania danej organizacji, a jeśli tak, to od kiedy i czego będą dotyczyć. W efekcie takiej oceny osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie systemu zarządzania środowiskowego powinna otrzymać czytelny sygnał, że należy wdrożyć odpowiednie działania, aby zgodność z prawem utrzymać. To minimum, które musi zapewnić sprawnie funkcjonująca procedura okresowej oceny zgodności. Dobra procedura powinna jednak iść nieco dalej. Podczas przeprowadzonych audytów nigdy nie spotkano się z sytuacją, aby procedura oceny zgodności zakładała sprawdzenie planowanej na najbliższy okres legislacji, a przecież projekty ustaw i rozporządzeń oraz ich wersje po uzgodnieniach międzyresortowych i społecznych na różnych etapach procesu legislacyjnego publikowane są na stronach internetowych przygotowujących je resortów. Wiedza o tym, jak w najbliższym czasie może zmienić się prawo, jest nie do przecenienia, gdyż pozwoli z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować niezbędne działania.

Ma to znaczenie w przypadku aspektów środowiskowych organizacji – może się okazać, że np. planowane obniżenie dopuszczalnych wartości zanieczyszczeń w emitowanych strumieniach odpadowych spowoduje, że pojawią się nowe aspekty znaczące i trzeba będzie formułować nowe cele środowiskowe oraz tworzyć nowe programy działania. „Zejście” z emisjami do nowych standardów emisyjnych może też wymagać inwestycji w nowe urządzenia zabezpieczające lub nawet zmian w technologii. Im wcześniej wiemy o takich wymaganiach, tym więcej mamy czasu na decyzje i wprowadzenie zmian.

 

Problem właściwej identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych jest zresztą kolejnym zagadnieniem, które podczas audytów często stanowi podstawę do stwierdzenia niezgodności. Aspekty środowiskowe identyfikujemy na etapie planowania i budowy systemu zarządzania środowiskowego. Powinny być one jednak systematycznie poddawane przeglądowi – zawsze, kiedy następuje istotna zmiana w funkcjonowaniu organizacji, np. zmiana technologii, surowców, strumieni odpadowych itp. Przegląd i ocena aspektów winny być także konsekwencją dokonanej oceny zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi. Jeśli jednak ocena jest prowadzona niesystematycznie, nierzetelnie lub wcale – konsekwencją jest nieuwzględnienie lub niewłaściwe sklasyfikowanie jakiegoś aspektu.

W organizacjach, które prowadzą działalność w różnych lokalizacjach, pojawia się inny błąd – wszystkie aspekty identyfikowane i oceniane są wspólnie i dla wszystkich aspektów uznanych za znaczące budowany jest jeden system zarządzania środowiskowego, istnieją jednakowe cele i programy działania. A przecież aspekt środowiskowy, polegający np. na emisji hałasu z instalacji, będzie miał zupełnie inne znaczenie w lokalizacji usytuowanej w centrum miasta niż w lokalizacji w strefie przemysłowej czy też poza terenami zabudowanymi, bez żadnych obiektów w sąsiedztwie. Pomijając już niektóre dopuszczalne prawnie poziomy hałasu w tych lokalizacjach (znowu ważna jest prawidłowa identyfikacja wymagań prawnych!), inna będzie też uciążliwość naszej działalności dla najbliższych stron zainteresowanych. Zatem przy nadawaniu znaczenia aspektom jako jedno z kryteriów oceny powinniśmy brać pod uwagę lokalne uwarunkowania. I choć – wg przykładu – ograniczenie uciążliwości hałasowej jest bardzo ważne i powinno stanowić jeden z celów systemu zarządzania środowiskowego, to jednak programy ograniczania tej uciążliwości nie muszą być we wszystkich lokalizacjach takie same, a cele z tym związane mogą być osiągane w różnych oddziałach w różnych terminach.

 

Sprawnie funkcjonujący system zarządzania środowiskowego powinien umożliwiać monitorowanie i ocenę realizacji zaplanowanych efektów środowiskowych stale, a przynajmniej podczas wymaganego w punkcie 4.6. normy ISO 14001 przeglądu zarządzania. Norma dokładnie określa, jakie dane winny być podstawą przeprowadzenia takiego przeglądu. Niestety, nagminną praktyką w organizacjach, w których funkcjonuje certyfikowany system zarządzania środowiskowego, jest to, że dane do przeglądu zarządzania są niepełne i nie obejmują jednego lub kilku z podpunktów a-h, wymienionych w punkcie 4.6 normy. Z dokonanych obserwacji wynika, że najczęściej brakuje danych dotyczących stopnia osiągnięcia celów i zadań w okresie objętym przeglądem (podpunkt d), komunikacji z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi (b) oraz zmian wymagań prawnych i innych zmieniających się okoliczności (g) – jest to zresztą prawdopodobnie konsekwencja niewłaściwie prowadzonej oceny zgodności. Obecnie rzadko, ale jednak zdarza się, że przeglądy nie odbywają się w zaplanowanych odstępach czasu, lecz są zwoływane niedługo przed mającym się odbyć audytem nadzoru, a norma w punkcie 4.6 wyraźnie uznaje takie działanie za niezgodność.

Niezgodnością jest też traktowanie po macoszemu audytów wewnętrznych. W wielu audytowanych organizacjach uważano je nie za narzędzie służące do nadzoru i oceny sprawności funkcjonowania systemu zarządzania, ale za „zło konieczne”, które jest wymagane w punkcie 4.5.5 normy. Widać to przede wszystkim podczas analizy programu audytów na dany okres – są one planowane zupełnie bezrefleksyjnie, nie uwzględniają znaczenia danej komórki organizacyjnej dla prawidłowości funkcjonowania systemu, jej wpływu na aspekty środowiskowe, wyników poprzednich audytów ani liczby ujawnionych w danej komórce niezgodności. Audyty planuje się w poszczególnych komórkach w sposób przypadkowy. Przykładowo w jednej z audytowanych organizacji narysowana była tabela – u góry po kolei miesiące, po lewej wszystkie komórki organizacyjne, a przekątna tabeli wyznaczała terminy poszczególnych audytów. Takie działanie nie spełnia wymagań punktu 4.5.5 normy, ale kwestionowanie tego przez audytora prawie zawsze jest powodem sporu z audytowanym – to z kolei efekt niezrozumienia wymagań normy i istoty ciągłego doskonalenia systemu zarządzania.

 

To tylko niektóre z podstawowych błędów audytowanych organizacji (posiadających certyfikat systemu zarządzania środowiskowego), ale pojawiające się najczęściej. Punkt 4.4.7. – gotowość i reagowanie na awarie, również nierzadko stanowi powód wzmożonych dyskusji z audytowanym. Zastrzeżenia audytorów budzi przede wszystkim nieuwzględnienie wszystkich potencjalnych skutków sytuacji awaryjnych lub nietypowych. Bardzo często zdarza się np. nieuwzględnienie w wykazie wytwarzanych odpadów, który zatwierdzony jest decyzją, odpadów pochodzących z występujących wcześniej czy później awarii, remontów, przeglądów czy konserwacji maszyn i urządzeń. Nie jest to niezgodność z wymaganiami prawnymi, bo de facto te odpady nie zostały jeszcze wytworzone, ale nie przewidziano ich wytworzenia podczas sytuacji nietypowych – co stawia pod znakiem zapytania spełnienie wymagań punktu 4.4.7. Po wystąpieniu awarii i wytworzeniu odpadów występuje niezgodność z wymaganiami prawnymi.

Innym przykładem popełnianych błędów jest utrzymywanie dokumentacji systemowej, co jest związane ze spełnianiem wymagań punktów 4.4.5 oraz 4.5.4 normy. W wielu małych i średnich organizacjach dokumentacja nie jest zabezpieczona przed niepowoływanymi zmianami. Zdarza się też, że istnieje kilka wersji danych procedur i instrukcji, a przedstawiciele organizacji nie są w stanie wskazać, które z dokumentów są obowiązujące.

Nie wszystkie organizacje posiadające certyfikat systemu zarządzania środowiskowego mają świadomość, że zaburzenie jednego lub kilku małych elementów tego mechanizmu powoduje, że system jako całość przestaje funkcjonować poprawnie.

 

Na koniec warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden problem, który bardzo często występuje w organizacjach już od wielu lat mających wdrożony system zarządzania środowiskowego. Ich przedstawiciele często uważają, że zrobili już wszystko i nie mają dalszej możliwości rozwoju, pokazywania efektów środowiskowych i ciągłego doskonalenia. Organizacje często zapominają, że oprócz aspektów środowiskowych bezpośrednich, na które mają wpływ, należy szukać możliwości dlaszego doskonalenia w pośrednim oddziaływaniu na środowisko. W systemie zarządzania EMAS istnieje obowiązek identyfikacji aspektów pośrednich, na które organizacja może mieć wpływ i dobrze jest korzystać z koncepcji tego systemu, kiedy wydaje się, że zrobiono już wszystko w zakresie bezpośrednich aspektów. Inną metodą dalszego doskonalenia może być wchodzenie w bardzo szczegółowe analizowanie bezpośrednich aspektów środowiskowych, np. przez zintegrowanie istniejącego systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001 z nowym systemem zarządzania energią ISO 50001. Organizacja, która zdecyduje się na wdrożenie ISO 50001, wykazuje dalsze doskonalenie w zakresie ISO 14001, a w wyniku systematycznego zarządzania energią ma szanse doprowadzić do redukcji kosztów oraz emisji gazów cieplarnianych.

 

Bożena Huryń, dyrektor zarządzający, ECHO Environmental Group,