Kilka dni temu, 31 października, minął termin składania rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami za 2019 r. Od roku 2020 można je składać wyłącznie za pośrednictwem BDO. Przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne, podobnie jak inne podmioty, mają obowiązek prowadzić ewidencję odpadów za pośrednictwem BDO. Przyjrzyjmy się ich nowym obowiązkom, a także narzędziom, z których mogą korzystać.

Sprawozdania za pośrednictwem BDO może składać użytkownik główny. Użytkownicy pośredni mogą jedynie przygotować wersję roboczą sprawozdania. Należy też pamiętać o wynikających z innych ustaw przepisów o reprezentacji zgodnie z wpisem do KRS. Dlatego użytkownik główny, który będzie dokonywał składania sprawozdania w BDO, powinien być do tego uprawniony. Jeżeli z KRS nie wynika, że może reprezentować spółkę jednoosobowo, powinien posiadać stosowne pełnomocnictwo, podpisane zgodnie z reprezentacją, które należy dołączyć do sprawozdania (wzór pełnomocnictwa można pobrać ze strony BDO).

Ułatwień brak

Kolejna kwestia to zgodność sprawozdania z prowadzoną ewidencją odpadową. W roku 2019 była ona prowadzona w tzw. wersji papierowej, czyli poza BDO (mogła to być ewidencja w wewnętrznym systemie informatycznym firmy). Obowiązek prowadzenia ewidencji za pośrednictwem BDO wszedł w życie 1 stycznia 2020 r. Dlatego w BDO próżno szukać ułatwień w generowaniu sprawozdania rocznego za 2019 r. Wszystkie informacje muszą być wprowadzone manualnie i powinny być zgodne z „papierową” ewidencją za ubiegły rok. Przy okazji pamiętajmy także, aby po złożeniu ostatecznej wersji sprawozdania zweryfikować, czy stany magazynowe na dzień 1 stycznia. 2020 r., które należało obowiązkowo wprowadzić do kart ewidencji odpadów jako bilans otwarcia dla nowego roku, są zgodne ze stanami magazynowymi na koniec 2019 r. Przedsiębiorstwa wodociągowo-?kanalizacyjne są zobowiązane do prowadzenia przynajmniej Karty Ewidencji Odpadów (komunalnych i innych niż komunalne, jeżeli takie przyjmują do zagospodarowania) oraz Karty Ewidencji Komunalnych Osadów Ściekowych KEKOŚ (dotyczy ona wyłącznie ustabilizowanych osadów ściekowych o kodzie 19 08 05). W karcie KEKOŚ należy rejestrować wytworzone i zastosowane komunalne osady ściekowe, które stosuje się w celach określonych w art. 96 ust. 1 ustawy o odpadach, takich jak:
– w rolnictwie, rozumianym jako uprawa wszystkich płodów rolnych wprowadzanych do obrotu handlowego, włączając w to uprawy przeznaczone do produkcji pasz,
– przy uprawie roślin przeznaczonych do produkcji kompostu,
– przy uprawie roślin nieprzeznaczonych do spożycia i do produkcji pasz,
– przy rekultywacji terenów, w tym gruntów na cele rolne,
– przy dostosowaniu gruntów do określonych potrzeb wynikających z planów gospodarki odpadami, planów
– zagospodarowania przestrzennego lub decyzji o warunkach zabudowy i gospodarowania terenu.
Dodatkowo KEKOŚ prowadzone jest dla każdej oczyszczalni oddzielnie – BDO ma ograniczenie, które dla jednego miejsca prowadzenia działalności pozwala utworzyć tylko jedną taką kartę. Ewidencja komunalnych osadów ściekowych prowadzona w KEKOŚ różni się od typowej karty ewidencji odpadów. Wytworzone w roku poprzednim odpady komunalnych osadów ściekowych wskazane w stanach magazynowych na 1 stycznia 2020 r. należy w roku 2020 r. wprowadzić do KEKOŚ jako odpady wytworzone w zakładce „wytworzone osady” i zaznaczyć, że są to odpady wykazane w stanach magazynowych. Wytworzenie komunalnych osadów ściekowych rejestrujemy z podziałem na partie. Jest to konieczne, aby można było zarejestrować ich zastosowanie. Zastosowanie komunalnych osadów ściekowych rejestrujemy według wprowadzonych partii osadów wytworzonych, dla których dodano badania laboratoryjne. Jeżeli w zakładce „Wytworzone osady” dla danej partii nie zostaną uzupełnione wyniki badań laboratoryjnych, to taka partia nie będzie się wyświetlała w zakładce „Zastosowane osady” i nie będzie możliwe dodanie wpisu o ich zastosowaniu, czyli dalszym sposobie postępowania z tym osadem. W przypadku gospodarowania innymi rodzajami odpadów, ich wytwarzanie i przetwarzanie należy rejestrować w zwykłej karcie ewidencji odpadów.

Odpady ewidencjonowane na bieżąco

Przy prowadzeniu ewidencji odpadów należy pamiętać, że od 1 stycznia 2020 r. nie ma już możliwości prowadzenia miesięcznych kart ewidencji odpadów. Obecnie ewidencja musi być prowadzona na bieżąco za pośrednictwem BDO (chyba że firma korzysta z przepisów o okresie przejściowym), w cyklach rocznych (na koniec roku będzie należało przeliczyć stany magazynowe odpadów i założyć nowe karty dla kolejnego roku). Zgodnie z zapowiedziami administratora BDO, założenie nowych kart ewidencji dla 2021 r. oraz przeliczenie stanów magazynowych na dzień 1 stycznia 2021 r. ma być wykonane automatycznie przez system BDO. Dodatkowo ewidencja musi być prowadzona w tonach z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Oznacza to, że fakt wytworzenia odpadu powinien być zarejestrowany w karcie ewidencji na bieżąco, a nie dopiero w momencie jego wywozu do kolejnego posiadacza. Bieżąca ewidencja wytwarzanych osadów w oczyszczalniach stanowi spory problem dla przedsiębiorstw wod-kan. Podstawową kwestią do rozwiązania jest brak możliwości bieżącej rejestracji masy tego osadu z uwagi na brak urządzeń wagowych w procesie. Niestety, przepis o obowiązku prowadzenia ewidencji na bieżąco został stworzony ogólnie dla wszystkich wytwarzających i nie uwzględnia specyfiki działalności oczyszczalni ścieków. Pamiętajmy także, że nieprowadzenie ewidencji odpadowej na bieżąco podlega, zgodnie z art. 180 Ustawy o odpadach, karze grzywny. Wywóz odpadów rejestrujemy po przekazaniu go kolejnemu posiadaczowi na podstawie wystawionej karty przekazania odpadów (o ile takowa była obowiązkowa).

Jak sprawozdawać?

Sprawozdanie roczne o wytworzonych odpadach i gospodarowaniu odpadami w BDO znajdziemy w zakładce „Sprawozdawczość”. Przy jego wypełnianiu obowiązuje kolejność działów. W pierwszej kolejności należy wprowadzić miejsca prowadzenia działalności w Dziale I. Następnie w danym miejscu prowadzenia działalności należy wprowadzić nazwy posiadanych instalacji. W Dziale III wprowadzamy bardziej szczegółowe informacje dotyczące tych instalacji, chyba że przewidziano oddzielny dział dla danego rodzaju instalacji – takim odrębnym rodzajem instalacji są właśnie oczyszczalnie ścieków. Informacje na ich temat obejmuje Dział VII „Informacja o komunalnych osadach ściekowych”. Jeżeli firma ma więcej niż jedną oczyszczalnię, to każdą z nich należy wprowadzić oddzielnie. Po uzupełnieniu danych instalacji można przystąpić do wprowadzenia danych odnośnie gospodarowania osadami w danym roku. Wytwórcy komunalnych osadów ściekowych stosowanych w celach, o których mowa w art. 96 ust. 1 – są zobowiązani do przedkładania m.in. informacji o:
– adresie oczyszczalni ścieków;
– masie i suchej masie komunalnych osadów ściekowych;
– składzie i właściwościach komunalnych osadów ściekowych. W zakres obowiązkowych informacji wchodzi sposób obróbki, skład i właściwości;
– miejscu i powierzchni stosowania komunalnych osadów ściekowych.
Wytwarzanie pozostałych odpadów poza osadami ściekowymi rejestrujemy w Dziale XI „Informacja o wytworzonych odpadach”. Przygotowany przez BDO formularz sprawozdania rocznego jest dostosowany do wymogów ewidencji obowiązujących w roku 2021 i wprowadzonych przez BDO. Niestety dla wielu użytkowników może to stanowić problem, gdyż ewidencja w roku ubiegłym była mniej szczegółowa. W związku z tym w formularzu sprawozdania często brakuje odpowiednio precyzyjnych danych do wprowadzenia. Odpady wytworzone w nowym sprawozdaniu należy rejestrować oddzielnie dla każdego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności usługowej zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 32 Ustawy o odpadach (np. opróżnianie przydomowych oczyszczalni ścieków, sprzątanie ulic i opróżnianie koszy ulicznych), dodatkowo musimy rejestrować wytwarzanie odpadów oddzielne dla każdej gminy. Nowością nie jest natomiast oddzielne sprawozdawanie odpadów wytworzonych w instalacji i poza instalacją. Dodatkowo wytworzone odpady musimy wprowadzić do sprawozdania według następujących strumieni:
– komunalne z grupy 20,
– odpady pochodzące ze strumienia odpadów komunalnych, ale z innych grup niż grupa 20,
– pozostałe odpady inne niż komunalne.

Można złożyć sprawozdanie…

Po wypełnieniu sprawozdania i dołączeniu stosownego pełnomocnictwa można złożyć sprawozdanie. Po jego wysyłce sprawozdanie w BDO zmieni swój status na „złożone”. Niestety nie ma możliwości podglądu formularza sprawozdania, dlatego jeżeli potrzebujemy dla własnych potrzeb informacji o wprowadzonych do sprawozdania danych, należy ją sobie zabezpieczyć przed czynnością złożenia sprawozdania. Marszałek może nam zwrócić sprawozdanie, jeżeli uzna, że w wysłanym sprawozdaniu znajdują się braki lub nieprawidłowości. Wtedy sprawozdanie w BDO zmieni status na „Do korekty”. Należy zachować czujność i sprawdzać status sprawozdania w BDO lub skrzynkę z wiadomościami znajdującą się w górnym pasku BDO, gdyż nie będzie wysyłany mail z powiadomieniem. Po otwarciu wiadomości lub sprawozdania w BDO mamy maksymalnie 14 dni na złożenie korekty sprawozdania. Niezłożenie korekty w tym terminie uznawane jest za niezłożenie sprawozdania. Od 2020 r. obowiązują także nowe przepisy art. 72 ustawy o odpadach. Zgodnie z nimi posiadacz odpadów jest obowiązany do przechowywania dokumentów i wszelkich danych, na podstawie których są sporządzane dokumenty ewidencji odpadów, przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone te dokumenty ewidencji odpadów. Dodatkowo posiadacz odpadów jest obowiązany do udostępniania wyżej wymienionych dokumentów i wszelkich danych na żądanie organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli (obecnie funkcjonuje 13 organów uprawnionych do prowadzenia kontroli na bieżąco). Jedynie marszałek województwa może zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów i wszelkich danych wyłącznie w drodze decyzji. W przepisach istnieje także zastrzeżenie, że marszałek województwa wydaje decyzję o kontroli w przypadku, gdy dokumenty ewidencji odpadów budzą wątpliwości co do prawidłowości ich sporządzenia lub gdy jest to niezbędne do prowadzenia innych postępowań z zakresu ochrony środowiska należących do jego właściwości.

Kosztowne, ale skuteczne narzędzia

Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy, będący administratorem BDO, sukcesywnie udostępnia narzędzie nazywane API BDO dla poszczególnych elementów modułów ewidencji i sprawozdawczości BDO wraz z dokumentacją techniczną. Nie wszystkie moduły BDO posiadają API, nie wiadomo także, czy i kiedy administrator BDO udostępni kolejne API. Narzędzie to pozwala na dostosowanie oprogramowania zewnętrznego posiadanego przez firmy do komunikacji z systemem BDO. API BDO jest udostępniane bezpłatnie przez administratora, jednakże wymaga ono sporych prac przy integracji systemów zewnętrznych. Koszty dostosowania systemu do wymogów API leżą po stronie firmy i niestety nie są małe. Jednakże bez korzystania z takiej nakładki z wykorzystaniem API nie ma możliwości automatyzacji procesu prowadzenia ewidencji i sprawozdawczości w BDO. Natomiast inwestycja w integrator z BDO znacząco ułatwia życie użytkownikom platformy, pozwala na automatyczne wysyłanie do BDO wystawianych kart przekazania odpadów, wpisów do kart ewidencji odpadów oraz wypełnianie wybranych sprawozdań.

Co przed nami?

W trakcie prac legislacyjnych jest kolejna nowelizacja ustawy o odpadach. Przewiduje ona wprowadzenie nowego obowiązku dla wszystkich firm z branży odpadowej, które fakturują świadczone przez siebie usługi w tym zakresie. Zmiana została w skrócie nazwana VAT-BDO i zakłada, że każda faktura wystawiona za usługi gospodarki odpadami będzie musiała być wprowadzona do BDO oraz będzie musiała być powiązana z kartami przekazania odpadów. Jednocześnie faktury te będą weryfikowane pod kątem poprawności i zgodności z plikiem JPK-VAT. Zgodnie z projektem ustawy nowe obowiązki mają być wprowadzone w życie od 1 stycznia 2021 r. Czy tak będzie, okaże się już wkrótce. Aktualnie w systemie BDO nowy moduł VAT-BDO jeszcze nie został udostępniony, więc trudno jest dziś precyzyjnie określić, jak nowe obowiązki będą realizowane w praktyce.