Zintegrowane systemy zarządzania drogami a Centra Usług Wspólnych

Centrum Usług Wspólnych. Co kryje się za tą nazwą (ang. Shared Services Center)?

Otóż w najprostszych słowach jest to wydzielona organizacyjnie, ale wewnętrzna jednostka (czyli osobna spółka lub dział w ramach spółki głównej), która dostarcza usługi na rzecz innych podmiotów spółki kapitałowej. Rzeczone usługi mają najczęściej charakter wspierający (Księgowość, HR, zakupy, itp.). Światowy biznes uznaje Polskę za jedno z najbardziej interesujących miejsc na świecie, jeśli chodzi o outsourcing takich usług, a warto dodać, że prawie 80% firm na świecie stworzyło odpowiednie centra dbające o wspólne usługi dla ich biznesu.

Sprawnie i mniejszym kosztem – podstawowe zalety CUW

Oczywiście ograniczanie się w rozumieniu funkcjonowania CUW wyłącznie w ramach spółek komercyjnych jest błędne. Centra takie są niezbędnym elementem wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba obsługi majątku komunalnego. Dnia 25 czerwca 2015 roku została przyjęta przez parlament ustawa dotycząca zmiany ustawy o samorządzie gminnym. Daje ona podstawy prawne współpracy gmin oraz powiatu w ramach centrum usług wspólnych. Tworzenie Centrum Usług Wspólnych ma na celu przyniesienie znaczących korzyści, które związane są z wykorzystaniem wspólnych zasobów, usprawnieniem procesów administracyjnych, a także ze zmniejszeniem kosztów operacyjnych i inwestycyjnych.

Urząd miasta i jednostki z nim powiązane muszą ze sobą współpracować w celu zaspokajania potrzeb obywateli. Podział zadań i kompetencji pomiędzy urzędem miasta a jego jednostkami powoduje, że wspólna realizacja celów publicznych natrafia na liczne trudności. Mowa tu zarówno o logistyce, komunikacji, jak i o trudnościach związanych z kompetencjami prawnymi oraz wykonawczymi. Realizacja zadań publicznych, które wymagają współpracy, odbywa się na zasadzie autonomicznych procesów, których następstwem jest utrudniony przekaz informacji między uczestnikami.

System Comarch ERGO – jak działa i na czym polega?

Aby wyjść naprzeciw wyżej wymienionym problemom i zapewnić ułatwioną komunikację, a przez to lepszą współpracę pomiędzy urzędami i jednostkami w ramach elektronicznej platformy miejskiego CUW gospodarki przestrzennej, Comarch proponuje system ERGO.

Comarch ERGO daje możliwość uruchomienia elektronicznej platformy miejskiego CUW gospodarki przestrzennej, co zapewnia możliwość sprawnej wymiany aktualnych informacji między urzędem miasta i jego poszczególnymi jednostkami. System ten wspomaga między innymi współpracę w zakresie prowadzenia ewidencji i rejestrów, zarządzanie majątkiem komunalnym, budowę systemu informacji przestrzennej , Smart City i ITS.

Przyjrzyjmy się temu ostatniemu zagadnieniu: Comarch ERGO pozwala na korporacyjne prowadzenie publicznych rejestrów, co sprawia, że możliwe jest wykorzystanie referencyjnych danych, które prowadzone są przez urząd miasta oraz jego jednostki.

Posługując się prostym przykładem – dane referencyjne dla ewidencji dróg oraz obiektów mostowych, które zarządzane są przez zarząd dróg miejskich, to dane referencyjne prowadzone przez miasto, takie jak ewidencja miejscowości, ulic i adresów, rejestr miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego czy też bazy danych EGiB, BDOT500 i GESUT, administrowane przez miasto na prawach powiatu. Integracja informacji skutkuje efektywniejszym zarządzaniem drogami, uproszczeniem obiegu dokumentacji oraz stworzeniem dogodnych warunków do łączenia usług i elementów obsługi dróg publicznych.

Najlepiej jednak prześledzić działanie systemu na przykładzie. Niech będzie to, powiedzmy, zajęcie pasa drogowego. System ERGO zapewnia kompleksową obsługę procedury administracyjnej dotyczącej tego zdarzenia począwszy do rejestracji wniosku, poprzez obsługę sprawy i naliczenie opłaty, a skończywszy na wydaniu decyzji administracyjnej. Zajęcie pasa drogowego może zostać opublikowane jako utrudnienie drogowe na zewnętrznym geoportalu.

Jak to wygląda krok po kroku?

Po pierwsze użytkownik składa wniosek o zajęcie pasa drogowego za pośrednictwem e-usługi. Takie zajęcie ma określony zasięg przestrzenny, dzięki czemu można porównać powierzchnię zajęcia pasa drogowego deklarowaną we wniosku z powierzchnią wynikającą z mapy. Weryfikacja odbywa się na podstawie panoramicznych zdjęć wysokiej rozdzielczości uzyskanych poprzez skaning mobilny. Po dokonaniu porównania zostaje wydana decyzja oraz naliczona właściwa opłata, którą musi uiścić wnioskodawca. Jest to proces automatyczny, który odbywa się z wyłączeniem czynnika ludzkiego. Wysokość opłaty uzależniona jest od obszaru zdefiniowanego na mapie oraz powierzchni i rodzaju obiektów znajdujących się w zajmowanym obszarze. Użytkownik może dostosować cennik do obowiązujących uchwał, a po obliczeniu opłaty generowany jest dokument z treścią decyzji. Harmonogram zajęć pasa drogowego oraz terminy uzyskanych gwarancji są prezentowane w postaci kalendarza.

Równocześnie system wspiera działania statutowe zarządców dróg w zakresie prowadzenia dzienników objazdów, pozwalając na przygotowanie właściwych harmonogramów w ujęciu godzinowym, tygodniowym, miesięcznym, itp. Dzięki dedykowanej aplikacji mobilnej użytkownik może też na bieżąco rejestrować wykryte usterki, awarie i dołączać do nich właściwą dokumentację fotograficzną. System gromadzi ponadto informacje dotyczące rodzaju usterki i jej usunięcia. Można zarejestrować daną usterkę jako utrudnienie drogowe.

Terminarz Drogowy – wszystko pod kontrolą

System stanowi więc idealne połączenie monitoringu stanu dróg i aktualnych prac wykonywanych w ramach ich utrzymania i rozbudowy z aparatem administracyjno-decyzyjnym. Oszczędność czasu i pracy wynikająca z zastosowania podobnego rozwiązania jest nieoceniona, jednak elementem, który zasługuje na szczególne wyróżnienie jest Terminarz Drogowy. Jest to coś, co pozwala na połączenie wszystkich kalendarzy prac drogowych w jeden. Za jego pośrednictwem użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia ma dostęp do szczegółowych informacji związanych z wybranym terminem. Możliwe jest wyszukiwanie terminów spełniających określone kryteria, filtrowanie wyświetlanych terminów i prezentowanie ich w postaci raportu.

Comarch ERGO to system, który z powodzeniem używa już ponad 200 klientów. Są oni w stanie utrzymywać właściwy stan infrastruktury drogowej przy równoczesnej minimalizacji zadań administracyjnych oraz integracji prac pozwalających na maksymalne zmniejszenie utrudnień dla użytkowników.