Samorządy od 2007 r. mają prawo do zmiany dostawcy energii. Liczba świadomych samorządowców rośnie, ale nie jest to jeszcze powszechny trend.

Gmina, jednostka oświatowa czy szpital nie mają zbyt wielu możliwości zmniejszenia kosztów zakupu energii, ale połączenie się tych jednostek w grupę zakupową czyni je bardziej atrakcyjnymi dla sprzedawcy i pozwala na uzyskanie lepszej ceny oraz wynegocjowanie korzystniejszych warunków zakupu energii.

W ramach grup zakupy energii elektrycznej pomagają zorganizować m.in. Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot, Związek Gmin Śląska Opolskiego, Pomorska Grupa Konsultingowa, firma Audytel czy Mazowiecka Agencja Energetyczna.

Wspólne przetargi

? Grupa zakupowa w ramach Gdańskiego Obszaru Metropolitalnego (od 2015 Obszaru Metropolitalnego Gdańsk-Gdynia-Sopot) została założona w 2012 r. ? wyjaśnia Michał Glaser, dyrektor biura Obszaru Metropolitalnego Gdańsk-Gdynia-Sopot (OMG-G-S). Zakup w 2016 r. jest już czwartym w ramach grupy, którą tworzy 27 gmin wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi, placówkami kulturalno-oświatowymi, spółkami miejskimi oraz Port Lotniczy Gdańsk im. Lecha Wałęsy i Muzeum Zamkowe w Malborku. Z roku na rok zwiększa się liczba gmin i podmiotów korzystających ze wspólnych zakupów energii. ? Dzięki grupowemu zakupowi energii elektrycznej w ramach współpracy samorządów OMG-G-S koszty są o 25-30% niższe w porównaniu do cen z cennika ? wylicza M. Glaser. Umowa jest zawierana na okres jednego roku kalendarzowego, a wspólne zakupy dotyczą ok. 2500 punktów odbioru energii. Zdaniem dyrektora biura OMG-G-S, główne korzyści płynące z powołania grupy zakupowej to oszczędności wynikające z mniejszych kosztów zakupu surowców, ale także z redukcji kosztów obsługi administracyjnej tychże zakupów. Ponadto oszczędności pozwalają osiągać ważne cele publiczne ? bieżące lub inwestycyjne. ? Wydatki na energię to zwykle koszty utrzymania, a zaoszczędzone środki pomagają sfinansować np. dodatkowe godziny zajęć sportowych w szkołach ? wyjaśnia M. Glaser. Wspólne zakupy w ramach OMG-G-S obejmują także: olej opałowy, gaz oraz paliwo do samochodów służbowych i usługi pocztowe.

? Debiutancką grupę zakupową Związku Gmin Śląska Opolskiego utworzyliśmy w 2012 r. po sukcesie pierwszej edycji negocjacji oświetleniowych pomiędzy Zespołem Negocjacyjnym naszego Związku a delegacją holdingu Tauron Polska Energia w 2011 r. ? wspomina Czesław Tomalik, prezes Zarządu Związku Gmin Śląska Opolskiego (ZGŚO). ? Od 18 stycznia 2016 r. pracuje piąta grupa zakupowa, która 11 kwietnia 2016 r. przez gminę wiodącą Strzelce Opolskie wszczęła wspólne postępowanie przetargowe na dostawę energii elektrycznej w 2017 r. ? dodaje prezes ZGŚO. Grupę tworzy 401 odbiorców końcowych z 38 gmin. W ubiegłym roku w IV grupie zakupowej uczestniczyło 385 odbiorców z 37 gmin (rok wcześniej było 378 podmiotów). Odbiorcami końcowymi są gminy oraz nieposiadające osobowości prawnej: gminne zakłady budżetowe i gminne jednostki budżetowe, w tym liczne szkoły, a także gminne osoby prawne: spółki z udziałem gminy i gminne instytucje kultury.

Zdaniem Czesława Tomalika, grupa zakupowa Związku Gmin Śląska Opolskiego stopniowo rośnie z roku na rok. ? Trend ten potwierdza również wolumen zapotrzebowania na energię elektryczną, wynoszący 50,7 GWh w III grupie zakupowej, 51,9 GWh w IV i 56,9 GWh w V grupie zakupowej ZGŚO. Uważamy jednak, że obecna wielkość grupy zakupowej Związku Gmin Śląska Opolskiego jest optymalna ? dodaje.

Szacuje się, że w IV grupie zakupowej łączna wartość środków finansowych przeznaczonych na realizację zakupu energii elektrycznej dla odbiorców końcowych wyniosła 15 451 703 zł, a wybrany wykonawca zaproponował cenę 12 858 256,56 zł. Uzyskane w IV grupie zakupowej dla poszczególnych grup taryfowych stawki były najniższe od początku wspólnych zakupów energii elektrycznej w ramach grup zakupowych ZGŚO. Punktów poboru energii elektrycznej w III grupie było 4543, w IV 4701, a w obecnej jest 5144.

? Niezaprzeczalnym skutkiem naszych działań grupowych jest powstrzymywanie zachowań monopolistycznych firm, które uzyskały pozycję dominującą na rynku lokalnym w wyniku monopolu naturalnego. Dwukrotnie zwycięzcą przetargu nieograniczonego była spółka Tauron Sprzedaż w Krakowie, ale dwa razy w naszych przetargach zwyciężyły niewielkie spółki: Corrente Ożarów Mazowiecki i (ostatnio) Ecoergia Kraków ? ocenia Cz. Tomalik.

Pomorska Grupa Konsultingowa (PGK) pierwsze grupy zakupowe na dostawy energii elektrycznej zorganizowała w 2011 r. Postępowania dla 19 grup, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, zostały rozstrzygnięte w 2012 r. ? Od tego czasu kontynuujemy współpracę z zamawiającymi oraz współdziałamy z nowymi podmiotami w ramach powstających kolejnych grup zakupowych. W 2015 roku uczestniczyliśmy w projektach ponad 30 grup zakupowych przy łącznej liczbie punktów poboru wynoszącej niemal 29 000, a dostawy obejmowały w sumie ok. 600 000 MWh ? wyjaśnia Justyna Kowalska, dyrektor Pomorskiej Grupy Konsultingowej.

W skład grup zakupowych wchodzą (jako zamawiający) gminy, miasta, powiaty (jako uczestnicy przystępujący do porozumienia) wraz z jednostkami organizacyjnymi (np. placówki kulturalno-oświatowe, jednostki komunalne), spółki komunalne posiadające osobowość prawną, uczelnie wyższe, placówki zdrowia, stacje sanitarno-epidemiologiczne czy jednostki straży pożarnej. Również w tym przypadku skład grupy ulegał poszerzeniu w kolejnych latach. ? Bydgoska Grupa Zakupowa, której liderem jest miasto Bydgoszcz, postępowaniem, w okresie od marca 2015 r. do lutego 2016 r., objęła 2974 punkty poboru o łącznym wolumenie 70 713 MWh, a postępowaniem na kolejny okres dostaw (od marca 2016 r. do czerwca 2017 r.) 3076 punktów poboru o łącznym wolumenie 136.011 MWh. Natomiast Gorzowska Grupa Zakupowa, której liderem jest miasto Gorzów, postępowaniem na rok 2015 objęła 2287 punktów poboru należących do 28 zamawiających (plus samorządowe jednostki organizacyjne), a łączny wolumen oszacowano na 29 765 MWh. Przetarg na 2016 r. dotyczył 2527 punktów poboru, należących do 29 zamawiających, a łączny szacowany wolumen to 37 112 MWh. Z kolei w Grupie ?Norda?, której liderem jest miasto Gdynia, w grupie obejmującej dostawy w 2015 r. uczestniczyło 24 zamawiających z 2046 punktami poboru, a szacowany wolumen wyniósł 50 250 MWh. Natomiast w 2016 r. grupę tworzyło 26 zamawiających z 2239 punktami poboru i szacowanym wolumenem na poziomie 54 949 MWh ? wylicza J. Kowalska.

Ilość punktów poboru uzależniona jest od struktury grupy (ilość zamawiających i reprezentowanych jednostek), a także od tego, czy postepowaniem objęte są tylko lokale i obiekty, czy także oświetlenie drogowe. Z reguły grupowy zakup dotyczy 800-1500 punktów poboru.

? Pomorska Grupa Konsultingowa organizowała także grupy mniejsze, obejmujące teren kilku gmin lub jednego powiatu. Z naszych doświadczeń i analiz wynika, że zbyt duże grupy zakupowe mogą negatywnie wpłynąć na uzyskiwane ceny. Wiąże się to ze zwiększonym ryzykiem wykonawcy oraz problemami organizacyjnymi i administracyjnymi ? dodaje J. Kowalska.

Według dyrektor Pomorskiej Grupy Konsultingowej, dzięki powstaniu grup zakupowych powstaje prawdziwa konkurencja, co bezpośrednio przekłada się na oferowane w przetargach ceny energii, ponieważ oferentom zależy na pozyskaniu dużego zamówienia.

? Z punktu widzenia uczestników grup zakupowych w przystąpieniu do wspólnego projektu istotna jest kwestia profesjonalnej obsługi zadania. Projekt polega bowiem nie tylko na przeprowadzeniu jednego z wielu przetargów w jednostce. Aby zamówienie zostało udzielone skutecznie, należy sfinalizować procedurę zmiany sprzedawcy. Nie każda jednostka dysponuje kadrą zapewniającą specjalistyczną obsługę w tym zakresie. Współpraca w ramach grupy zakupowej zapewnia profesjonalne wsparcie lub przynajmniej umożliwia konsultacje z innymi podmiotami, zmagającymi się z problemami w ramach współpracy z wykonawcą ? zauważa J. Kowalska.

Pełnomocnicy zamawiających

Mazowiecka Agencja Energetyczna (MAE) na podstawie zawartych z każdym z partnerów umów prowadzi, jako pełnomocnik każdego z zamawiających, zakup grupowy energii elektrycznej. Dokonywany jest on w formie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Pierwsza grupa zakupowa Mazowieckiej Agencji Energetycznej została powołana w 2011 r. z inicjatywy Zarządu MAE i marszałka województwa mazowieckiego w celu zakupu energii elektrycznej na potrzeby szpitali finansowanych z budżetu województwa. Ostatecznie w jej skład weszło 16 szpitali. Od tej pory MAE regularnie powołuje kolejne grupy zakupowe i przeprowadza zakupy energii elektrycznej. Obecnie MAE jest w trakcie 23. zakupu grupowego, w którym otwarcie ofert nastąpiło na początku maja 2016 r. Rozpoczęto też nabór do 24. grupy zakupowej. Planuje się cykliczne nabory do kolejnych grup.

Skład grup jest różny. Głownie są to jednostki samorządu terytorialnego: powiaty i gminy ze swoimi jednostkami organizacyjnymi, muzea, szkoły i uczelnie wyższe, biblioteki, WORD-y, a także różnego rodzaju placówki medyczne: szpitale, samodzielne ZOZ-y, stacje pogotowia ratunkowego i inne. ? Wśród członków grup mamy także różne podmioty instytucjonalne. Wiele z tych jednostek uczestniczy w grupie zakupowej po raz kolejny. Łącznie w 22 zakończonych postępowaniach zakupiliśmy ponad 600 GWh energii dla ponad 870 podmiotów. Każdą grupę tworzy od kilku do ponad 100 zamawiających, a średni wolumen wynosi ok. 27 GWh ? wyjaśnia Maciej Kaczanowski, specjalista ds. energetycznych MAE. Podkreśla on, że oszczędności uzyskiwane przez zamawiających w wyniku zakupu energii sięgają 30-45% w porównaniu do stawek cennikowych tzw. sprzedawców domyślnych (czyli świadczących usługę umowy kompleksowej) na danym terenie. ? Co bardzo istotne, w wyniku zakupu grupowego realizowanego przez MAE uczestnik grupy otrzymuje jedną stałą stawkę za energię czynną w obrębie danej grupy taryfowej dla wszystkich swoich punktów poboru oraz nie ponosi opłaty handlowej (za tzw. obsługę i fakturowanie) która wynosi od 17 do 200 zł miesięcznie za każdy punkt poboru energii (licznik). Można przyjąć, iż w ciągu ostatnich 2-3 lat oszczędności pozostają na tym samym poziomie ? dodaje.

Zdaniem Kaczanowskiego, korzyści wynikające z przystąpienia do grup zakupowych można podzielić na wymierne i niewymierne. ? Te pierwsze to oczywiście zaoszczędzone pieniądze, np. od 1000 zł w przypadku małych jednostek, do kilkuset tysięcy w skali roku w dużym szpitala. Kolejną zaletą jest uporządkowanie wszystkich umów dotyczących zakupu energii w gminie. Z praktyki wiemy, iż często są to stare umowy, które gdzieś poginęły, a teraz inwentaryzujemy i porządkujemy wszystko. Inna korzyść to fakt, iż zamawiający ma stałą cenę energii, a ponieważ zapotrzebowanie jest wyznaczane w oparciu o historyczne dane z ostatnich 12 miesięcy, można łatwo zabudżetować i monitorować koszty zakupu energii. Ponadto MAE, analizując dane, wskazuje nieprawidłowości oraz możliwości optymalizacji parametrów (i kosztów) dystrybucji energii elektrycznej. O ?niedogodności? można mówić przy okazji pierwszej zmiany sprzedawcy, gdy następuje rozdzielenie sprzedaży oraz dystrybucji i należy podpisać kilkadziesiąt nowych umów dystrybucyjnych. Poza tym księgowość musi wykonać dwa przelewy ? za dystrybucję i sprzedaż energii, zamiast jednego, jak dotychczas ? dodaje M. Kaczanowski.

Firma Audytel od sześciu lat wspiera jednostki samorządu terytorialnego w prowadzeniu grup zakupowych energii elektrycznej. W 2015 roku Audytel doradzał grupom zakupowym, które obejmowały ponad 27 000 obiektów i 4250 jednostek organizacyjnych.

? Główne korzyści wynikające z tworzenia grup zakupowych to obniżenie kosztów zakupu energii, a także zmniejszenie nakładów pracy na organizowanie procedur zakupowych przez jednostki. Dostawcy energii oferują korzystne stawki jedynie tym, którzy są w stanie przygotować do postępowania dane o odpowiedniej jakości, informacje o punktach poboru energii i profilach zużycia energii, minimalizując pracochłonność obsługi grupy. Sztuka budowania grupy zakupowej polega na tym, aby profile godzinowe poszczególnych członków grupy uzupełniały się w taki sposób, by zmienność zapotrzebowania na energię w ciągu roku była jak najmniejsza. Wtedy dostawca najniżej wyceni koszty ryzyka bilansowania oraz zmienności wolumenu ? wyjaśnia Tomasz Dobkowski, prezes Zarządu firmy Audytel.

? Dodatkowo idealny klient zapewnia sprawny przebieg procesu zawierania umowy na sprzedaż energii (np. szkoły, przedszkola) oraz w sposób uporządkowany przekazuje informacje w procedurze zmiany sprzedawcy. Równie ważnym elementem, wymagającym corocznych analiz, jest podejście do ryzyka zmian, jakie dopuszcza zamawiający w umowie na zakup energii, zawieranej wg Prawa zamówień publicznych. Częste zmiany szczegółowych przepisów związanych z systemem wsparcia produkcji energii, tzw. zielonych, żółtych i czerwonych certyfikatów oraz innych obowiązków, jakie nakłada na oferenta ustawodawca, mogą negatywnie wpływać na marżę dostawcy. Dzieje się tak przy zbyt restrykcyjnej umowie, narzucanej przez zamawiającego. Od lat zachęcamy organizatorów grup zakupowych energii i gazu do profesjonalizowania ich działalności, aby maksymalizować korzyści dla uczestników ? dodał T. Dobkowskiego.

Decyzje muszą być przemyślane

Artur Dembny, dyrektor Departamentu Sprzedaży Rynku Instytucji Publicznych w Energa Obrót uważa, że gminy, które chcą zmniejszyć koszt zakupu energii, powinny przede wszystkim zacząć od przejrzenia swoich umów na dostawy energii elektrycznej. Warto sprawdzić, czy dobrano odpowiednie moce, czy wykorzystywane są właściwe grupy taryfowe, czy nie występuje zjawisko energii biernej. Zdaniem A. Dembnego, taki miniaudyt można spokojnie wykonać własnymi siłami i nie jest do tego potrzebna pomoc firm doradczych. Najlepiej poprosić o jego przeprowadzenie opiekunów w miejscowej firmie energetycznej. Tego typu działania mogą zapewnić nawet kilkunastoprocentowe oszczędności.

? Gminy mogą też zacząć negocjować ze swoim dotychczasowym, wieloletnim dostawcą energii elektrycznej. Nie zawsze potrzebny jest przetarg, a czasem zmiana sprzedawcy wymaga kosztownej przebudowy układów pomiarowych, co nie niekiedy bywa nieopłacalne. Warto więc najpierw skorzystać z tej najprostszej ścieżki ? przetestowania, ile uda się uzyskać w ramach pertraktacji. Punktem odniesienie są oczywiście ogólnodostępne rozstrzygnięcia przetargów. W negocjacjach można przecież wybrać wiele korzystnych rozwiązań, których nie zapewni przetarg. Chodzi np. o współfinansowanie inwestycji, chociażby w infrastrukturę oświetleniową. W pakiecie można też otrzymać atrakcyjną cenę gazu. Innym rozwiązaniem jest ogłoszenie przetargu, ale wtedy gmina zdaje się już całkowicie na reguły uwolnionego rynku ? doradza A. Dembny.

Według dyrektora Departamentu Sprzedaży Rynku Instytucji Publicznych w firmie Energa Obrót, w przypadku grup zakupowych nie sprawdza się zasada, że im więcej podmiotów skupionych w ramach grupy zakupowej, tym cena energii jest niższa. Na skłonność sprzedawców do minimalizowania swojej marży, a tym samym ? obniżanie ceny ? wpływa raczej skomplikowanie obsługi przyszłej grupy, a nie jej obszerność. ? Może być więc tak, że jakaś niewielka grupa zakupowa (albo duży, lecz jednorodny zamawiający) z małą ilością płatników i punktów poboru energii elektrycznej uzyska atrakcyjniejszą ofertę niż liczna grupa, w przypadku której trzeba rozliczać kilkaset, albo nawet kilka tysięcy punktów poboru energii, pozawierać wiele oddzielnych umów, a do późniejszej obsługi potrzebny jest sztab ludzi. Sprzedawcy energii kalkulują swoje koszty, kierując się rachunkiem ekonomicznym. Poza tym konkurowanie w przetargach sprawia, że marże są minimalne, zatem zwiększenie zapotrzebowania grupy np. z 5000 MWh na 10000 MWh ma już raczej niewielkie znacznie ? zauważa A. Dembny.

Decydujący jest także moment ogłoszenia przetargu czy prowadzenia negocjacji. Sprzedawcy energii wyliczają swoje oferty na podstawie cen na rynku hurtowym. Może więc dojść do tego, że gmina zawiera kontrakt w okresie obniżki cen, a duża grupa zakupowa trafia na lokalny szczyt.

? Gminy czasem popełniają błąd logiczny podczas oceniania ofert ? porównują swoje stawki, nie bacząc na to, że każda z nich dokonała zakupu energii dla nieco innego układu grup taryfowych i często na odmienne okresy, a to ma wpływ na średnią cenę ? podsumowuje A. Dembny.

Magdalena Lipiecka