Nowe przepisy o pracy zdalnej już obowiązują. Oto co powinniśmy wiedzieć [pytania i odpowiedzi]

Praca zdalna z definicją

Wskazała, że zmiany w Kodeksie pracy obejmują przede wszystkim wprowadzenie definicji pracy zdalnej, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy.

Praca zdalna to, według ustawowej definicji, wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Praca zdalna może być zatem świadczona m.in. pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Co z kosztami ponoszonymi przez pracownika podczas pracy zdalnej?

“Ustawa w pełni reguluje kwestie związane z pracą zdalną dotychczas określone w tzw. specustawie covidowej – oraz takie, których w niej brakowało. Dotyczy to m.in. zwrotu kosztów za energię elektryczną” – dodała szefowa MRiPS.

W określonych przypadkach pracodawca nie będzie mógł odmówić

Zaznaczyła, że wejście w życie przepisów o pracy zdalnej to znaczące ułatwienia w godzeniu obowiązków rodzinnych i zawodowych. Zgodnie z ustawą, pracodawca nie będzie mógł bez wyraźnego powodu – np. w związku z organizacją pracy – odmówić pracy zdalnej np. pracownicy w ciąży, rodzicom dzieci do lat 4, dzieci z niepełnosprawnościami czy osobom sprawującym opiekę nad innym członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności. Chyba, że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, np. służb mundurowych.

“To ogromna zmiana. Praca zdalna jest także szansą np. dla mieszkańców mniejszych, gorzej skomunikowanych ośrodków” – podkreśliła minister.

Praca zdalna całkowita i hybrydowa

Przepisy wyróżniają pracę zdalną całkowitą i hybrydową – dostosowaną do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy oraz tę świadczoną w szczególnych przypadkach. To m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna może być wykonywana także okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Praca zdalna w tej formie ma mieć zastosowanie w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.

Porozumienie ze związkami, regulamin pracy zdalnej lub wniosek pracownika

Obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej powinien być uregulowany w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami zawodowymi, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia lub, gdy u pracodawcy nie działa żaden związek – w regulaminie ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej, będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało odpowiedzi na najczęściej zadawane w tym temacie pytania

Oto pytania wraz z odpowiedziami, które przygotowało MRiPS:

1. Czy pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z więcej niż jednego miejsca?

Zawarta w Kodeksie pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza takiej możliwości – o ile miejsca te będą każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

2. Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną np. z kawiarenki internetowej?

Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę.

Przepisy natomiast nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, czyli bez uzgodnienia tego miejsca z pracodawcą.

3. Czyj wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?

Pracodawca będzie co do zasady musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez:

– pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,- pracownicę w ciąży, – pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia, – pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie, o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

4. Co to oznacza, że wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?

Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek wspomnianych pracowników, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takim przypadku o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika papierowo lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

5. Kiedy pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną?

Pracodawca może polecić – bez uzgodnienia z pracownikiem – wykonywanie pracy zdalnej:

– w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).

Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

6. W jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej (tylko w okresie przed zawarciem porozumienia ze stroną społeczną bądź wydaniem regulaminu, czy też pomimo niezawarcia porozumienia bądź niewydania regulaminu)?

Porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin). Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego (lub regulaminu).

7. Czy w każdym przypadku pracodawca może „cofnąć” pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej?

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może w każdym momencie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie jednak mogło dotyczyć pracowników wykonujących pracę zdalną na swój – wiążący dla pracodawcy – wniosek (tzn. pracowników będących np. rodzicami dzieci do 4 r. życia itp.), chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze).

8. Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika np. za energię elektryczną?

Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.

W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Natomiast kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości wspomnianych świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.

9. Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Nie obejmuje ono zatem kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

10. Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?

Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, że pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.

Dodatkowo zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

11. Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.

12. Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest uzależniony od wymiaru czasu pracy?

Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę we wspomnianym trybie.

13. Czy pracownik zdalny może podlegać kontroli trzeźwości?

Nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia.

Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia.