O tym, od czego zależy przyspieszenie terminu zwrotu poniesionych wydatków, z Alicją Bożek, zastępcą dyrektora Departamentu Instytucji Płatniczej w Ministerstwie Finansów rozmawia Jolanta Czudak-Kiersz


Beneficjenci Funduszu Spójności oczekują od Ministerstwa Finansów szybkiego wnioskowania do Komisji Europejskiej o refinansowanie nakładów poniesionych na wykonanie zadań w ramach projektów inwestycyjnych w ochronie środowiska. Znaczne przyspieszenie od początku roku w realizacji przedsięwzięć dofinansowanych ze środków unijnych spowodowało istną lawinę wniosków o płatność. Instytucje zaangażowane w proces obsługi Funduszu Spójności nie nadążają z weryfikacją faktur i ogromnej ilości dokumentów kierowanych do Brukseli.
Zarzuty beneficjentów, którzy po kilka miesięcy czekają na refundację poniesionych kosztów za wykonanie jednostkowych zadań w ramach projektu, są uzasadnione czy przesadzone?

Trudno jest na to pytanie odpowiedzieć jednym zdaniem. Istotnie dzisiaj termin weryfikacji wniosków płatniczych i dokumentów źródłowych jest wydłużony.
Proces wnioskowania do Komisji jest procesem złożonym. Zanim ściągniemy środki z Komisji Europejskiej, wnioski płatnicze muszą być sprawdzane przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz przez Ministerstwo Środowiska, czyli przez instytucje pośredniczące w obsłudze Funduszu Spójności. Później kierowane są do Instytucji Płatniczej – ministra finansów, a w części również do Instytucji Zarządzającej – ministra rozwoju regionalnego. W styczniu tego roku wprowadzono tzw. program naprawczy, mający na celu usprawnienie systemu oraz zmniejszenie ilości dokumentów przygotowywanych przez beneficjenta. Poprzednio beneficjenci musieli przedstawiać trzy dokumenty: wniosek płatniczy do Komisji, raport na Komitet Monitorujący i miesięczne sprawozdanie z realizacji projektu. Teraz jest tylko wniosek płatniczy i raport kwartalny z postępu w realizacji projektu. Chciałabym podkreślić, iż Komisja Europejska wykazała tutaj dobrą wolę, zrezygnowała z osobnego raportu na Komitet Monitorujący i zaakceptowała format kwartalnego raportu z realizacji projektu.
Każda z instytucji ma określone kompetencje i ponosi odpowiedzialność przed Komisją Europejską za powierzone jej obowiązki. Rola każdej instytucji w procesie wdrażania projektu wynika z rozporządzeń unijnych.
Instytucja Płatnicza jest odpowiedzialna m.in. za monitoring realizacji programu Funduszu Spójności w aspekcie zarządzania finansowego. Minister finansów jako organ certyfikujący potwierdza przed Komisją Europejską, że projekt jest realizowany zgodnie z decyzją o dofinansowaniu, z zachowaniem zasad dotyczących zamówień publicznych. Zapewnia również, że wydatki przedstawione do refundacji są kwalifikowane i ujęte we właściwych proporcjach.

Jaką rolę w tym procesie odgrywają Instytucje Zarządzająca i Pośrednicząca?
Prace nad złożonymi przez beneficjenta dokumentami trwają równocześnie w trzech resortach. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego analizuje raport, który jest integralną częścią wniosku płatniczego. Sprawdza m.in., czy zostały zachowane procedury i terminy postępowań przetargowych, np. czy beneficjent należycie spełnił nałożony na niego obowiązek promocji projektu, a także weryfikuje wskaźniki wykonania rzeczowego.
Instytucje Pośredniczące (Ministerstwo Środowiska i NFOŚiGW) prowadzą całkowity monitoring realizacji projektu, w tym weryfikację i potwierdzenie prawidłowości jego wykonania finansowego. Istotnym elementem przy wnioskowaniu o środki jest ocena, czy spełnione zostały warunki w zakresie ocen oddziaływania na środowisko. Taka informacja musi się znaleźć we wniosku płatniczym, ponieważ spełnienie warunku środowiskowego często uzależnia dalsze procedowanie. Czasami beneficjent zapomina o podaniu takich informacji albo co gorsza wnioskuje o płatność, mimo że memorandum/decyzja KE wyraźnie określa, iż spełnienie warunku środowiskowego jest podstawą wnioskowania.
Zanim wyślemy wniosek płatniczy do Brukseli, Instytucja Zarządzająca odpowiedzialna za system zarządzania Funduszem Spójności musi nas zapewnić, że w zakresie swoich kompetencji nie ma uwag do złożonego raportu. Bywa jednak, że tych uwag jest sporo i trzeba czekać na uzupełnienie dokumentów czy stosowne wyjaśnienia. To znacznie wydłuża termin ostatecznego procedowania z wnioskiem płatniczym do KE. Zarzut, że za długo sprawdzamy w Ministerstwie Finansów wnioski i to powoduje opóźnienia w refundacji wydatków, jest przesadzony i niesprawiedliwy. Dzisiaj wszystkie instytucje, zalane ogromną ilością wniosków o refundacje, ciężko pracują, a nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Ważne jest, by już na poziomie beneficjenta wnioski płatnicze były dobrze przygotowane. Dlatego też wspólnie podjęliśmy działania „doszkalające” w tym zakresie.

Jakie błędy najczęściej popełniają beneficjenci?
Czasami są to błędy prozaiczne, np. błędna nazwa lub numer projektu czy niewłaściwe podanie kwoty dofinansowania, ale są też złe wyliczenia finansowe i niewłaściwa kwalifikacja wydatków. Drobiazgi uzupełniamy sami. Poważniejsze błędy też poprawiamy, o ile jesteśmy w stanie to zrobić, ale jeżeli trzeba sięgnąć do dokumentacji źródłowej, to niestety musimy te wnioski zwrócić. Komisja Europejska wychwyci każdą nieprawidłowość, nawet jeśli uszłaby naszej uwadze. Czasem drobny błąd związany z niewłaściwym kwalifikowaniem wydatków powoduje zmniejszenie kwoty refundowanej z Funduszu Spójności. Konsekwencje są jeszcze poważniejsze, gdy beneficjent zmieni np. zakres rzeczowy projektu lub wykorzysta część środków niezgodnie z ich przeznaczeniem.
Komisja Europejska analizuje wnioski bardzo wnikliwie. Nawet jeśli wątpliwości unijnych urzędników wydają się beneficjentom błahe, to nie można ich lekceważyć, tylko błyskawicznie reagować na wszystkie pytania. To przyspiesza podejmowanie decyzji o przekazaniu pieniędzy. Chciałabym w tym miejscu podkreślić, iż od początku wdrażania ISP-y, a potem Funduszu Spójności, żaden wniosek o refundację wydatków wysłany przez Instytucję Płatniczą do Komisji Europejskiej nie został zwrócony.

Dla 86 projektów inwestycyjnych i dwóch z pomocy technicznej Polska miała zarezerwowane z Funduszu Spójności na ten rok 363 mln euro na zaliczki i refinansowanie nakładów. Ile środków przez 10 miesięcy trafiło do wnioskodawców?
Ministerstwo Finansów przekazało do Komisji Europejskiej wnioski płatnicze na ponad 103 mln euro za wykonanie różnych zadań w projektach inwestycyjnych z lat 2000-2003. Z tych 103 mln euro otrzymaliśmy dotychczas tylko 85 mln euro. Tych wniosków było tak dużo, że Komisja Europejska nie była w stanie ich przerobić. Kolejne są już gotowe do wysłania, a jeszcze inne analizowane w resortach. To pokazuje, z jakim ogromem pracy mamy wszyscy do czynienia. Wnioskowanie kwartalne o refundacje poniesionych wydatków, które wprowadzono na początku roku, miało usprawnić system weryfikacji. Niestety, regułą stało się wnioskowanie co miesiąc. Takie procedowanie jest niezgodne z ustaleniami przyjętymi wspólnie z Komisją Europejską, a poza tym bardzo utrudnia nam pracę. Na 88 projektów środowiskowych, które obsługujemy w naszym Departamencie, mam tylko pięć osób, które sprawdzają w końcowej fazie wszystkie raporty i wnioski. Zgodnie z przyjętymi procedurami mamy na to 10 dni, ale fizycznie nie jesteśmy w stanie tych terminów dotrzymać. Moi pracownicy mają po 18 wniosków płatniczych dziennie. Pracują nad nimi po godzinach a mimo to i tak nie nadążamy. Wnioskowanie co miesiąc niczego zatem nie przyspieszy. Beneficjent zanotuje sobie, iż przedstawił wniosek do refundacji, nie biorąc pod uwagę faktu, iż dokumentacja może być obarczona błędami. Jakość przygotowywanych wniosków z dnia na dzień się poprawia, ale wnioski bez błędów są jeszcze jak rodzynki w cieście.
Innym problemem, który pojawia się dość często jest wnioskowanie co miesiąc o bardzo małe kwoty. Beneficjent, który ma projekt na przykład o wartości 80 mln euro i posiada zdolność finansową, a wnioskuje o 4 tys. euro miesięcznie, zajmuje nam 10 dni, a tymczasem następne wnioski na dużo większe kwoty leżą. O refundację wydatków powinni występować beneficjenci, którzy rzeczywiście nie mają pieniędzy. Jedno jest pewne – gdyby wnioski wpływały do nas kwartalnie i były poprawnie wypełnione, to refinansowanie wydatków byłoby znacznie szybsze. Dzisiaj bardzo ważne jest, by beneficjenci pozwolili nam na chwilę oddechu i realizację zaległości.

Wspomniała Pani, że beneficjenci potrafią zmienić zakres rzeczowy w części projektu dofinansowanego z Funduszu Spójności. Jakie skutki to powoduje?
To nie są sytuacje nagminne, ale się zdarzają. Nie ma możliwości, żeby takie działania przeszły niezauważone. Prędzej czy później ten projekt podlega pełnej kontroli. Trudno powiedzieć, skąd wynikają te zmiany. Bierze się to z nieświadomości, lekkomyślności lub niewiedzy. Może to również wynikać z nieprawidłowo prowadzonego nadzoru.
Konsekwencje samowolnych działań są przykre dla beneficjentów, bo nie dość, że otrzymają z Unii mniej pieniędzy, to narażają się na ewentualne dodatkowe kary finansowe. Ryzykują także nałożenie sankcji określonych w ustawie o finansach publicznych. Środki wykorzystane bez zachowania procedur lub niezgodnie z przeznaczeniem zapisanym w memorandum finansowym/decyzji podlegają zwrotowi wraz z odsetkami. Konsekwencją najbardziej dotkliwą jest wykluczenie takiego beneficjenta z prawa otrzymania środków unijnych przez kolejne trzy lata. To są bardzo poważne sankcje. Przestrzegamy beneficjentów przed takimi działaniami.

W jaki sposób?
Często organizujemy spotkania lub szkolenia dla koordynatorów przedsięwzięć. Robimy to wspólnie z Narodowym Funduszem, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego i Polskim Stowarzyszeniem Beneficjentów Funduszy Pomocowych. Analizujemy przyczyny różnych niepowodzeń, popełnianych błędów i nieprawidłowości. Na pewno ten proces się usprawni, kiedy beneficjenci i kadra w instytucjach obsługujących te projekty będzie się skupiała na rzeczach najważniejszych z punktu widzenia realizacji projektów i nauczy się szybkiego reagowania na zmiany wprowadzane przez Komisję Europejską. Wkrótce czeka nas lawina wniosków o płatności za wykonanie zadań w projektach, których realizacja jest opóźniona. Do ich weryfikacji musimy być bardzo dobrze przygotowani – zarówno instytucje zaangażowane w obsługę Funduszu Spójności, jak i beneficjenci. Ostatnie szkolenie, które odbyło się w połowie października w Toruniu, poświęcone było m.in. tym zagadnieniom. Wspólnie zastanawiamy się nad tym, jak rozwiązać trudne kwestie związane z przedłużającą się procedurą przetargową na usługi i roboty na skutek protestów albo unieważniania postępowań, bo ceny ofertowe niejednokrotnie przewyższają budżet inwestycji nawet o 150%. Te przekroczenia, jak wynika z analizy przeprowadzonej przez NFOŚiGW, sięgają prawie 240 mln euro. Będzie oczywiście problem, skąd wziąć takie środki. Poza tym zawieszonych projektów, gdzie są protesty, jest na ok. 88 mln euro, a więc jest to ogromna ilość. Gdyby kontrakty były podpisywane bez protestów i w terminach zakładanych przez beneficjentów, nie byłoby tych opóźnień. Myślę jednak, że znajdziemy skuteczny sposób na rozwiązanie tych dylematów. Gramy przecież o wielką stawkę, dlatego do wszystkich podmiotów, które uczestniczą w tym procesie, apeluję o rozsądek i współpracę.