Rząd szykuje w Polsce cyfrową rewolucję. Co na to samorządowcy? [OPINIE]

W najbliższych latach czeka nas cyfrowa rewolucja w administracji. Plan zintegrowanych działań ministra cyfryzacji przedstawiony został w „Strategii Informatyzacji Państwa – Planie Działania Ministra Cyfryzacji”.

Zgodnie z założeniami tego dokumentu, to obywatel jest głównym beneficjentem działań administracji, która pełni wobec niego funkcję służebną. W Strategii przedstawiono zestaw planowanych działań w kluczowych obszarach funkcjonowania administracji publicznej. Mają się one przyczynić do usprawnienia funkcjonowania państwa i znaczącego obniżenia kosztów wdrażania i utrzymywania rozwiązań IT. Projekty Ministerstwa Cyfryzacji mają usprawnić cyfrowo działanie administracji publicznej. Znaczna część pieniędzy na ich realizację pochodzi z budżetu Unii Europejskiej.

Jaką opinię w tej kwestii mają samorządy i jakie są intencje obu stron? W jakim miejscu jesteśmy obecnie?

Jesteśmy partnerami, ale…

– Znaleźliśmy się w sytuacji, w której Ministerstwo Cyfryzacji mówi do samorządów: jesteśmy partnerami. Jednak to my wam przygotujemy cały model działań – mówi Krzysztof Głomb prezes Stowarzyszenia Miasta w Internecie.

I zwraca uwagę, że mówimy o dwóch procesach: o programie PO PC z którego różne ministerstwa finansują swoje projekty oraz o programach RPO, które oznaczają projekty w województwach. – Mam wątpliwości, czy praca nad synergią tych procesów przynosi efekty – przyznaje Krzysztof Głomb.

Zdaniem Jadwigi Skrobackiej z Biura Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem w Kielcach samorządy potrzebują danych z systemów centralnych. Oczekują też, aby nowo tworzone rozwiązania były otwarte na komunikację bez potrzeby angażowania operatora. Należy jednak uwzględnić istnienie w samorządach systemów informatycznych, potrafiących komunikować się ze światem nie tylko za pomocą „kopiuj-wklej”. Szczególnie, że jesteśmy w epoce coraz silniejszego rozwoju inteligentnych miast.

Przy tworzeniu systemów centralnych zwykle nie zostaje przemyślana komunikacja z już istniejącymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w samorządach takich jak Kielce.

Przykładem może być system centralny utworzony dla potrzeb Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego. Interfejs komunikacyjny sprowadza się do formularza, do którego urzędnik samorządowy musi ręcznie wprowadzić dane. I tu pojawia się problem. Miasto Kielce od 2009 r. posiada Miejski System Informacji Przestrzennej wdrożony dla kompleksowego wsparcia obsługi zadań i procesów zarządczych, integrujący dane przestrzenne – mapowe z danymi innych systemów wykorzystywanych w urzędzie i jednostkach organizacyjnych miasta. System w obecnej wersji jest bardzo zaawansowanym zestawem aplikacji, potrafiącym łączyć się z innym systemami z opisanym protokołem komunikacyjnym. W tym momencie w systemie znajdują się dane ok. 80 tys. spraw powiązanych z przestrzennymi danymi referencyjnymi.

…dla samorządu to za mało

– Z dużą nadzieją obserwujemy działania Ministerstwa Cyfryzacji, ale także oczekujemy możliwości aktywnej współpracy na rzecz udostępniania kluczowych usług IT dla naszych mieszkańców – mówi Barbara Szymańska dyrektor Biura Informatyki Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

W niektórych projektach obie strony już współpracują np. w mDokumenty, aplikacje.gov.pl. – Z naszej perspektywy, istotny jest udział w wypracowywaniu standardów, zakresu, zasad i warunków (w tym prawnych) realizacji projektów – zaznacza Szymańska.

Ministerstwo na pierwszym planie stawia architekturę informacyjną państwa. Jest ona wyjściem dla pozostałych projektów, także tych realizowanych na poziomie samorządu. Niestety, według Barbary Szymańskiej, obecne plany, podobnie jak wcześniej, koncentrują się na zagadnieniach administracji rządowej.

Z perspektywy samorządu to zbyt mało, aby rzeczywistym beneficjentem tych usług był mieszkaniec. Ministerstwo zakłada, że projekty wymienione w planie są współzależne, a portfel projektów ma je usystematyzować.

Zarazem nie przedstawiono całościowej mapy drogowej dla tych przedsięwzięć, a to pozwoliłoby zaplanować działania lokalne z tymi realizowanymi z poziomu centralnego. Brak jest też elementów, które zapewnią konsekwentne i długofalowe wdrażanie planu.

Samorząd w niektórych sytuacjach równolegle lub z wyprzedzeniem podejmuje działania niezależne i długofalowe, aby w miarę posiadanych zasobów udostępniać kolejne rozwiązania swoim mieszkańcom. W przypadku Gdańska jednym z takich przykładów jest portal Otwarty Gdańsk działający i rozwijany już od kilku lat nawiązujący do Ministerialnego projektu „Otwarte dane – dostęp, standard, edukacja – dokumenty” który stosunkowo niedawno 7.07.2017 został pozytywnie oceniony przez Centrum Projektów Polska Cyfrowa i przyznano mu dofinansowanie.

Bezmyślne plany

W Kielcach system przestrzenny obejmuje cały proces inwestycyjny i pozwala na wygenerowania dowolnych raportów czy sprawozdań wymaganych prawem – w tym także tych dla GUNB.

System został sprawdzony i wysoko oceniony przez ekspertów Banku Światowego w toku analizy realizacji procesu inwestycyjnego w województwach Świętokrzyskim i Podkarpackim i zarekomendowany do upowszechnienia.

Niestety system centralny nie przewiduje możliwości zdalnego zasilania danych. Pracownicy urzędu muszą więc poświęcać czas na wprowadzanie danych (zasadniczo tych samych) do dwóch systemów. A urząd miasta bez problemu dostosowałby swój system do wymagań związanych z zapewnieniem pełnej interoperacyjności.

W opinii Jadwigi Skrobackiej z UM Kielce należy zwrócić uwagę, że o przydatności systemów dla klienta lub użytkownika decyduje gwarantowana jakość i aktualność danych.

– Nie zapewni tego bezmyślne ich pchanie wprost do systemów centralnych, lecz nadzorowanie na poziomie ich wytwarzania i gromadzenia przez kompetentnych w danym obszarze zadaniowym pracowników – mówi Skrobacka.

I dodaje, że na poziomach centralnych zwykle potrzebne są raczej odpowiednie zestawienia danych i raporty zbiorcze danych wytwarzanych w samorządach przy wsparciu posiadanych przez nie systemów informatycznych.

Konieczna kontrola i synchronizacja działań

Jak twierdzi z kolei Anna Komorek, dyrektor wydziału informatyki Urzędu Miasta Legnicy centralizacja usług i koordynowanie projektów na szczeblu centralnym jest kierunkiem rozwoju cyfryzacji, który daje gwarancję na skuteczne realizowanie tego procesu. Pozwala przede wszystkim wyrównać dysproporcje pomiędzy ośrodkami regionalnymi, wytyczyć kierunki oraz udostępnić wszystkim klientom usługi na poziomie adekwatnym do oczekiwań, bez względu na lokalizację klienta i jednostki go obsługującej.

Wpisuje się to w oczekiwania społeczne przy właściwym wykorzystaniu technologii. Szerszy dostęp do usług i danych, w tym odmiejscowienie i możliwość załatwienia sprawy klienta przez internet jest naturalnym działaniem, kiedy chce się osiągnąć właściwe standardy zarówno w obsłudze klienta, jak i wykorzystania zasobów i możliwości teleinformatyki.

– Ukierunkowanie na klienta i sprawna obsługa jest podstawowym celem działania jednostek samorządu terytorialnego, ale aby było to skuteczne, nie można zapomnieć o konieczności koordynowania projektów prowadzonych przez ministerstwa i instytucje szczebla centralnego oraz samorządowego – twierdzi Anna Komorek. Z

Urzędniczka zauważa niespójność w założeniach, brak chronologii i właściwego harmonogramowania projektów wpływających na siebie czy niedopracowanie ich w szczegółach (nawet przy właściwych założeniach).

Częstym problemem jest brak jednoznacznych wytycznych lub uregulowań prawno-organizacyjnych precyzujących kto, w jaki sposób (lokalnie czy centralnie) ma realizować zadanie.

Brak synchronizacji działań powoduje często wykonywanie prac i wydatkowanie środków, które nie przynoszą oczekiwanych korzyści, są ponoszone niepotrzebnie albo wyniki prac nie są wykorzystane.

Kolejnym problemem – w odczuciu Anny Komorek – z jakim zmagają się jednostki samorządowe, jest konieczność tworzenia rejestrów lub obsługi klienta za pomocą usług i systemów, które zbudowano na szczeblu centralnym na niewłaściwych założeniach albo nie przeszły, w ocenie użytkowników i klientów, wystarczających konsultacji i audytów na poziomie użytkownika końcowego np. klienta. Tworzone są wówczas produkty, które nie spełniają oczekiwań klienta i nie realizują celu. Tym samym nie usprawniają, a komplikują proces załatwiania sprawy. Innym problemem jest niesprawne funkcjonowanie lub niewłaściwe dobranie infrastruktury teletechnicznej, brak ergonomii udostępnionych systemów, błędna implementacja procesów.

Co dalej?

Jak stwierdził Maciej Bułkowski reprezentujący Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego samorządy nie wiedzą, co mają robić.

Tak jest np. z e-zdrowiem. Dopóki nie pokazane zostanie co ma być zrobione w ramach projektów centralnych, nie wiadomo co robić na poziomie regionalnym. Może się okazać, że zostanie zrobione coś, co pokryje się z planami centralnymi. To bardzo duży problem dla samorządów .

– Jesteśmy cały czas kontrolowani, pracownicy boją się rozmawiać z firmami, by nie zostać posądzonymi o działania korupcyjne – dodaje Bułkowski.

Z kolei Agnieszka Aleksiejczuk z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego zauważyła, że powinniśmy się skupić na choćby jednym wspólnym działaniu. Ponadto podkreśliła, że należy pamiętać, że samorządy nie mają dostępu do pieniędzy z PO PC.

W wielu województwach ruszyły już projekty, które odnoszą się do rzeczy, które są jeszcze na etapie projektu w centrali. Aktualnie w Polsce realizowanych jest kilkaset projektów odnoszących się do podatków lokalnych, bo są na to środki. – Jak to się ma do projektów, które będą realizowane centralnie? To nie ma żadnego sensu! – twierdzi Agnieszka Aleksiejczuk.